Как все успевать и грамотно снизить нагрузку на работе

ЛизаБизнес

Завал на работе

О том, как оптимизировать рабочий процесс и сохранить позитивный настрой, рассказывает Надежда Баушева – профессиональный управленец, наставник и эксперт в сфере личностного роста.

Текст: Мария Минаева

Повышенная нагрузка может возникнуть как из-за самого работника, так и его руководителя. В первом случае причины могут быть разными: отсутствие грамотного планирования, привычка оставлять выполнение задач на последний момент, неумение расставлять приоритеты важности задач, боязнь сотрудника сказать руководителю, что он может не успеть выполнить в срок поставленные задачи, неумение делегировать ряд задач, если в подчинении есть другие работники. Может быть и так, что причиной становятся действия руководителя. Например, неумение грамотно ставить сроки и задачи, а затем распределять их между подчиненными. Также есть ряд начальников, которые выбирают из команды самого сильного и ответственного работника, скидывая на него все задачи подряд. При этом они часто требуют, чтобы все было выполнено самостоятельно. Такая ситуация может довести ключевых сотрудников до выгорания.

Еще одна причина перегруженности – ограниченность кадрового ресурса. Получается, что круг обязанностей подразделения растет, а штатная численность работников не увеличивается.

Случается и наоборот – когда компания из-за нехватки средств вынуждена сократить штат. Тогда все рабочие задачи распределяются между оставшимися сотрудниками, что может привести к массовой регулярной нагрузке и выгоранию.

Я устала!

Как понять, что ты перегружена? Прежде всего нужно обратить внимание на то, как ты справляешься с запланированными на день задачами. Когда ты постоянно задерживаешься на работе, срываешь сроки или совершаешь ошибки – возможно, задач стало слишком много.

Стоит прислушаться и к своему состоянию: повышенная утомляемость, полное отсутствие сил и раздражительность говорят о многом. Важно понимать, что это не относится к различным периодам сдачи отчетности, в которые нагрузка значительно увеличивается. Ведь после заранее запланированной интенсивной деятельности человек возвращается к привычной нагрузке. Тогда, продолжая работать в обычном режиме, такого объема задач уже не будет. Если же повышенная нагрузка стала регулярной, то нужно поговорить об этом с руководителем. Важно это сделать сразу, не дожидаясь, пока наступят сроки выполнения задач. Предложи обоснованное решение: по расстановке приоритетности дел, новым реальным срокам или привлечению других работников.

Снижаем нагрузку

1. Используй четкое планирование

Если срыв сроков и загруженность не носят массовый характер в компании, то успевать все вполне реально. Для этого тебе, как отдельному работнику, нужно научиться планировать день: составлять список задач и расставлять их в приоритетном порядке по степени срочности и важности. Помочь может один из методов тайм-менеджмента – матрица Эйзенхауэра.

2. Не бойся делегировать

Если у тебя есть в подчинении сотрудники, необходимо учиться распределять между ними менее значимые задачи, в том числе повторяющиеся и рутинные. Здесь есть один нюанс, на который стоит обращать внимание. Бывает так, что работник выполняет все поручения слишком буквально и четко по инструкции. Для нового человека в компании это нормально – он проходит период адаптации и выстраивает взаимоотношения с руководством. Если же сотрудник работает длительное время и не может самостоятельно оптимизировать процесс, опираясь на свой опыт, – встает вопрос о его компетенции и неспособности брать на себя ответственность. Конечно, в некоторых ситуациях необходимо выполнять задачу конкретным способом – если руководитель этого требует, исходя из определенных побуждений, однако если это не тот случай, то стоит обратить на это внимание.

3. Выстраивай системы управления бизнес-процессами

Когда загруженность в компании массовая – здесь может помочь только грамотный и функциональный подход. Такие системы выстроить на практике возможно, но, вероятно, тебе потребуется привлечь для этого эксперта.

4. Снижай нагрузку

Для начала обозначь для себя перечень и объем задач, которые являются для тебя посильными. Он должен быть сопоставим с твоими должностными обязанностями и размером заработной платы. Отдельно составь список дел, на которые регулярно не хватает времени и сил. Далее честно поговори с руководителем, обозначь риски и последствия от несвоевременного выполнения задач и предложи варианты решения этой проблемы. Это может быть как распределение заданий между другими сотрудниками, так и способы автоматизации или оптимизации части задач и бизнес-процессов. Обычно начальство заинтересовано в выполнении работ в установленные сроки и вполне может прислушаться к твоим просьбам и предложениям.

5. Попроси помощи у коллег

В период авралов это вполне эффективный способ снижения нагрузки. Главное, четко понять: с какими задачами ты справляешься самостоятельно, а для чего потребуется помощь и какая именно. Проще всего обратиться к коллеге со схожими обязанностями, если в данный момент он менее загружен, предложив взамен равносильную помощь со своей стороны. Разумеется, это предложение должно быть выполнимым и не отразиться негативно на твоих последующих заданиях. Если же самостоятельно договориться в коллективе нет возможности – обратись к руководству с обозначением конкретных задач, в которых тебе необходима помощь.

Это важно знать: главное – это уметь отдыхать и делать перерывы между выполнением задач хотя бы на 5–10 минут каждые 1,5–2 часа

Как избежать выгорания

Звучит банально, но самое главное – это уметь отдыхать и делать перерывы между выполнением задач хотя бы на 5–10 минут каждые 1,5–2 часа.

Доказано: это действительно помогает восстановить внутренние силы и повысить концентрацию, чтобы решать рабочие задачи быстрее и продуктивнее.

Что можно сделать, чтобы переключиться:

  • пройтись по коридору;
  • выйти на улицу и подышать;
  • сделать небольшую разминку;
  • выпить воды или чая.

Важно отойти от рабочего места и не брать в руки телефон, иначе это будет уже не отдых. Многие люди подсознательно начинают испытывать чувство вины, так как в нас на уровне нескольких поколений закладывалась программа: отдых = безделье. С этим нужно бороться. Важно обратить внимание на ощущения и давать себе время на перерыв, а не сидеть с утра до вечера, не поднимая головы. Не старайся взваливать на себя слишком много и не забывай отдыхать. Тогда работа будет приносить удовольствие, а выгорание не наступит.

Фото: ShutterStock/Fotodom.ru.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Приятных сновидений Приятных сновидений

Лучшее время для сна: во сколько лечь спать, чтобы отдохнуть и восстановить силы

Лиза
Проверка для интеллигентов! В чем разница между мемуарами и автобиографией? Проверка для интеллигентов! В чем разница между мемуарами и автобиографией?

Что такое мемуары и чем они отличаются от автобиографии?

ТехИнсайдер
Он у меня не подарок Он у меня не подарок

Если мужчина преподносит поющую корову, вместо того чтобы изучить твой вишлист

VOICE
«Задача private banking — создать успешную финансовую историю для клиента и его семьи» «Задача private banking — создать успешную финансовую историю для клиента и его семьи»

Евгений Сафонов: как меняется образ жизни состоятельных клиентов банков

Деньги
Правило чайной ложки Правило чайной ложки

Переборщив с косметикой, легко создать себе неприятности

Добрые советы
Александр Зацепин: «Мне очень повезло с Гайдаем» Александр Зацепин: «Мне очень повезло с Гайдаем»

Его часто называют гением киномузыки, а коллеги дали прозвище Железный Шурик

Коллекция. Караван историй
Универмаг как кузница новых брендов Универмаг как кузница новых брендов

Николай Константинов о том, как и зачем создавать универмаги русской моды

Монокль
Доходность не ржавеет Доходность не ржавеет

Как правильно инвестировать в коллекционные монеты

Деньги
Супрематизм сквозь время Супрематизм сквозь время

В1919 году антрополог Альфред Крёбер вывел закон цикличности моды

Дилетант
Рост есть. Рост будет! Рост есть. Рост будет!

Российская промышленность росла и инвестировала в этом году сумасшедшими темпами

Монокль
Саранча как двигатель прогресса… Саранча как двигатель прогресса…

Как работает искусственный интеллект на основе «роевого интеллекта» насекомых?

Знание – сила
История одной вещи: шапка-фернанделька, ставшая атрибутом пацанов 1980-х История одной вещи: шапка-фернанделька, ставшая атрибутом пацанов 1980-х

У такой вязаной шапки с узорами было несколько вариаций и еще больше имен

Правила жизни
«Берлога» для геолога «Берлога» для геолога

Колоритное пространство для увлечённого и компанейского парня

Идеи Вашего Дома
Александр Попов. Русский волшебник беспроводной связи Александр Попов. Русский волшебник беспроводной связи

Как русский ученый-физик Александр Степанович Попов изобрел радио

Зеркало Мира
Женя Кривцова: «Там, где страшно, всегда офигенный результат!» Женя Кривцова: «Там, где страшно, всегда офигенный результат!»

Блогер Женя Кривцова о том, как избавиться от всех пагубных привычек

ЖАРА Magazine
Когда искусственный интеллект поработит человечество? Когда искусственный интеллект поработит человечество?

Искусственный интеллект выходит из-под контроля людей. Насколько это правда?

Монокль
«Нашла мать в луже крови»: как был устроен рынок подпольных абортов в разных странах «Нашла мать в луже крови»: как был устроен рынок подпольных абортов в разных странах

К чему может привести запрет абортов? Исторические примеры

Forbes
Символ ушедшей эпохи Символ ушедшей эпохи

Проект орбитального корабля «Буран» погубил не только слом в истории страны

Монокль
Функциональная красота Функциональная красота

Квартира, в которой внутренний интерьер и вид из окон дополняют друг друга

Идеи Вашего Дома
«Смерть — всего лишь иллюзия»: объяснение с точки зрения физики «Смерть — всего лишь иллюзия»: объяснение с точки зрения физики

Различие между прошлым, настоящим и будущим — лишь упрямая непреходящая иллюзия

Psychologies
Сергей Шумский: «У роботов не будет инстинкта власти, как у человека» Сергей Шумский: «У роботов не будет инстинкта власти, как у человека»

Минувший год имеет шансы войти в историю как время взрывного роста нейросетей

РБК
История ритуального убийства История ритуального убийства

Книга, в которой подробно описана история краха Советского Союза

Монокль
Орнитология от Гримнира до Талеба Орнитология от Гримнира до Талеба

Мировая экономика — невероятно сложная и комплексная система

Деньги
Архитектурная основа Архитектурная основа

Нестандартная двухуровневая квартира в стиле минимализм

Идеи Вашего Дома
Дороги в России. Век восемнадцатый Дороги в России. Век восемнадцатый

Из чего и как сложилась сеть крупных сухопутных дорог в России

Знание – сила
Кредиты становятся роскошью Кредиты становятся роскошью

Где агросектору брать деньги на ведение и развитие бизнеса

Агроинвестор
Информационная война Информационная война

В Древнем Риме борьба пропагандистов была не менее напряженной, чем сейчас

Дилетант
О корт, ты — мир О корт, ты — мир

Андрей Рублев добавил теннису эмоций

Men Today
Елена Морозова: «Тогда Паша Каплевич сказал Виктюку: «Бери, она точно твоя» Елена Морозова: «Тогда Паша Каплевич сказал Виктюку: «Бери, она точно твоя»

Ведь, задабривая меня, папа объяснял: искусство не терпит фальши

Коллекция. Караван историй
Близость: почему не нужно бояться уязвимости в отношениях Близость: почему не нужно бояться уязвимости в отношениях

Почему стремясь к близости, мы умудряемся упустить возможность встречи

Psychologies
Открыть в приложении