Как все успевать и грамотно снизить нагрузку на работе

ЛизаБизнес

Завал на работе

О том, как оптимизировать рабочий процесс и сохранить позитивный настрой, рассказывает Надежда Баушева – профессиональный управленец, наставник и эксперт в сфере личностного роста.

Текст: Мария Минаева

Повышенная нагрузка может возникнуть как из-за самого работника, так и его руководителя. В первом случае причины могут быть разными: отсутствие грамотного планирования, привычка оставлять выполнение задач на последний момент, неумение расставлять приоритеты важности задач, боязнь сотрудника сказать руководителю, что он может не успеть выполнить в срок поставленные задачи, неумение делегировать ряд задач, если в подчинении есть другие работники. Может быть и так, что причиной становятся действия руководителя. Например, неумение грамотно ставить сроки и задачи, а затем распределять их между подчиненными. Также есть ряд начальников, которые выбирают из команды самого сильного и ответственного работника, скидывая на него все задачи подряд. При этом они часто требуют, чтобы все было выполнено самостоятельно. Такая ситуация может довести ключевых сотрудников до выгорания.

Еще одна причина перегруженности – ограниченность кадрового ресурса. Получается, что круг обязанностей подразделения растет, а штатная численность работников не увеличивается.

Случается и наоборот – когда компания из-за нехватки средств вынуждена сократить штат. Тогда все рабочие задачи распределяются между оставшимися сотрудниками, что может привести к массовой регулярной нагрузке и выгоранию.

Я устала!

Как понять, что ты перегружена? Прежде всего нужно обратить внимание на то, как ты справляешься с запланированными на день задачами. Когда ты постоянно задерживаешься на работе, срываешь сроки или совершаешь ошибки – возможно, задач стало слишком много.

Стоит прислушаться и к своему состоянию: повышенная утомляемость, полное отсутствие сил и раздражительность говорят о многом. Важно понимать, что это не относится к различным периодам сдачи отчетности, в которые нагрузка значительно увеличивается. Ведь после заранее запланированной интенсивной деятельности человек возвращается к привычной нагрузке. Тогда, продолжая работать в обычном режиме, такого объема задач уже не будет. Если же повышенная нагрузка стала регулярной, то нужно поговорить об этом с руководителем. Важно это сделать сразу, не дожидаясь, пока наступят сроки выполнения задач. Предложи обоснованное решение: по расстановке приоритетности дел, новым реальным срокам или привлечению других работников.

Снижаем нагрузку

1. Используй четкое планирование

Если срыв сроков и загруженность не носят массовый характер в компании, то успевать все вполне реально. Для этого тебе, как отдельному работнику, нужно научиться планировать день: составлять список задач и расставлять их в приоритетном порядке по степени срочности и важности. Помочь может один из методов тайм-менеджмента – матрица Эйзенхауэра.

2. Не бойся делегировать

Если у тебя есть в подчинении сотрудники, необходимо учиться распределять между ними менее значимые задачи, в том числе повторяющиеся и рутинные. Здесь есть один нюанс, на который стоит обращать внимание. Бывает так, что работник выполняет все поручения слишком буквально и четко по инструкции. Для нового человека в компании это нормально – он проходит период адаптации и выстраивает взаимоотношения с руководством. Если же сотрудник работает длительное время и не может самостоятельно оптимизировать процесс, опираясь на свой опыт, – встает вопрос о его компетенции и неспособности брать на себя ответственность. Конечно, в некоторых ситуациях необходимо выполнять задачу конкретным способом – если руководитель этого требует, исходя из определенных побуждений, однако если это не тот случай, то стоит обратить на это внимание.

3. Выстраивай системы управления бизнес-процессами

Когда загруженность в компании массовая – здесь может помочь только грамотный и функциональный подход. Такие системы выстроить на практике возможно, но, вероятно, тебе потребуется привлечь для этого эксперта.

4. Снижай нагрузку

Для начала обозначь для себя перечень и объем задач, которые являются для тебя посильными. Он должен быть сопоставим с твоими должностными обязанностями и размером заработной платы. Отдельно составь список дел, на которые регулярно не хватает времени и сил. Далее честно поговори с руководителем, обозначь риски и последствия от несвоевременного выполнения задач и предложи варианты решения этой проблемы. Это может быть как распределение заданий между другими сотрудниками, так и способы автоматизации или оптимизации части задач и бизнес-процессов. Обычно начальство заинтересовано в выполнении работ в установленные сроки и вполне может прислушаться к твоим просьбам и предложениям.

5. Попроси помощи у коллег

В период авралов это вполне эффективный способ снижения нагрузки. Главное, четко понять: с какими задачами ты справляешься самостоятельно, а для чего потребуется помощь и какая именно. Проще всего обратиться к коллеге со схожими обязанностями, если в данный момент он менее загружен, предложив взамен равносильную помощь со своей стороны. Разумеется, это предложение должно быть выполнимым и не отразиться негативно на твоих последующих заданиях. Если же самостоятельно договориться в коллективе нет возможности – обратись к руководству с обозначением конкретных задач, в которых тебе необходима помощь.

Это важно знать: главное – это уметь отдыхать и делать перерывы между выполнением задач хотя бы на 5–10 минут каждые 1,5–2 часа

Как избежать выгорания

Звучит банально, но самое главное – это уметь отдыхать и делать перерывы между выполнением задач хотя бы на 5–10 минут каждые 1,5–2 часа.

Доказано: это действительно помогает восстановить внутренние силы и повысить концентрацию, чтобы решать рабочие задачи быстрее и продуктивнее.

Что можно сделать, чтобы переключиться:

  • пройтись по коридору;
  • выйти на улицу и подышать;
  • сделать небольшую разминку;
  • выпить воды или чая.

Важно отойти от рабочего места и не брать в руки телефон, иначе это будет уже не отдых. Многие люди подсознательно начинают испытывать чувство вины, так как в нас на уровне нескольких поколений закладывалась программа: отдых = безделье. С этим нужно бороться. Важно обратить внимание на ощущения и давать себе время на перерыв, а не сидеть с утра до вечера, не поднимая головы. Не старайся взваливать на себя слишком много и не забывай отдыхать. Тогда работа будет приносить удовольствие, а выгорание не наступит.

Фото: ShutterStock/Fotodom.ru.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

В поисках альтернативы В поисках альтернативы

Нередко самая вкусная еда, одновременно является самой вредной. Как быть?

Лиза
Бизнес с восточным акцентом Бизнес с восточным акцентом

Новые возможности требуют учитывать особенности ведения бизнеса с партнерами

РБК
Очень странные дела Очень странные дела

Какие бьюти-тренды из соцсетей искренне настораживают косметологов

Лиза
Когда наши поезда полетят Когда наши поезда полетят

«Росмаглев» разрабатывает транспортные системы на принципе магнитной левитации

Монокль
Звёздная болезнь Звёздная болезнь

Почему появляются сосудистые звёздочки и как с ними справляться?

Новый очаг
Очень важные персональные данные Очень важные персональные данные

На что повлияет ужесточение наказания за незаконный сбор личных данных граждан

Монокль
Владимир Никифоров: «Нельзя ни на минуту забывать, что ботокс, хоть и разведённый в миллионы раз, всё-таки смертельно опасный яд» Владимир Никифоров: «Нельзя ни на минуту забывать, что ботокс, хоть и разведённый в миллионы раз, всё-таки смертельно опасный яд»

Как яд стал медицинским препаратом? Отвечает доктор медицинских наук

Здоровье
Дороги без дураков Дороги без дураков

Разбираемся, как именно строится транспортная система будущего

РБК
Елена Морозова: «Тогда Паша Каплевич сказал Виктюку: «Бери, она точно твоя» Елена Морозова: «Тогда Паша Каплевич сказал Виктюку: «Бери, она точно твоя»

Ведь, задабривая меня, папа объяснял: искусство не терпит фальши

Коллекция. Караван историй
В центре мира В центре мира

Как ощущается Венеция и есть ли в венецианских буднях время для праздника

Seasons of life
Европа призвала Африку к декарбонизации Европа призвала Африку к декарбонизации

Ежегодные конференции ООН по климату официально называются конференциями сторон

Монокль
Неизгладимое впечатление Неизгладимое впечатление

Чешский бренд светильников Lasvit переосмысливает ботанические принты

Robb Report
Заткнуть за пояс Заткнуть за пояс

Все модели Jetour в одном путешествии

Автопилот
Яркая история Яркая история

Интерьер с элементами ретро, который подарил предметам из 1960-х вторую жизнь

Идеи Вашего Дома
Малопонятный государственный муж Малопонятный государственный муж

Портреты изображают Победоносцева человеком сухим и строгим, без тени улыбки

Дилетант
Переучреждение Московской патриархии в 1943 году и наследие Поместного собора 1917–1918 годов Переучреждение Московской патриархии в 1943 году и наследие Поместного собора 1917–1918 годов

Чем являлись события 1943 года с точки зрения канонов Русской церкви?

Наука
«Как понять, что я навязываюсь?»: чек-лист от психолога «Как понять, что я навязываюсь?»: чек-лист от психолога

Как перебороть чувство, что мы «навязываем» свое общение другому

Psychologies
Почему выгодно быть «жертвой»: 5 преимуществ, о которых вы не знали Почему выгодно быть «жертвой»: 5 преимуществ, о которых вы не знали

Как люди становятся «жертвами» и почему часто не хотят отказываться от этой роли

Psychologies
Федор Елютин: гвоздь программы Федор Елютин: гвоздь программы

История-терпение от человека, который уверен, что умеет видеть мир со стороны

Maxim
Иван Охлобыстин: «Янковский был дедом фанатичным, а я обычный дед» Иван Охлобыстин: «Янковский был дедом фанатичным, а я обычный дед»

В рождении и воспитании детей есть нечто высшее

Караван историй
Ой, всё: почему США признали потолок цен на нефть бесполезным Ой, всё: почему США признали потолок цен на нефть бесполезным

Российский нефтегаз показал чудо адаптации к санкциям

Монокль
Почему сбываются прогнозы астрологов и расклады таро: как работает эффект Розенталя Почему сбываются прогнозы астрологов и расклады таро: как работает эффект Розенталя

Хочешь знать, как работает таро и почему сбываются прогнозы астрологов?

VOICE
Орнитология от Гримнира до Талеба Орнитология от Гримнира до Талеба

Мировая экономика — невероятно сложная и комплексная система

Деньги
Властелин цифровой реки Властелин цифровой реки

.В чем секрет успеха Джеффа Безоса

Деньги
Минздрав Сахалина о привлечении кадров: «Предусмотрены выплаты и компенсация за аренду квартиры» Минздрав Сахалина о привлечении кадров: «Предусмотрены выплаты и компенсация за аренду квартиры»

Как Сахалинская область привлекает врачей из других регионов?

ФедералПресс
Изучают детскую анимацию, картины и тренды в TikTok: как институт Pantone выбирает «цвет года» и зачем Изучают детскую анимацию, картины и тренды в TikTok: как институт Pantone выбирает «цвет года» и зачем

«Тот, кто управляет цветом, управляет миром»

VC.RU
Как почистить духовку, не используя агрессивные химикаты: 7 простых способов Как почистить духовку, не используя агрессивные химикаты: 7 простых способов

Как очистить духовку, если дома не оказалось специальных средств?

VOICE
Деконструкция мегаполиса: город в городе Деконструкция мегаполиса: город в городе

Как современное строительство помогает людям быть счастливее

СНОБ
Реальность под знаком рыбы Реальность под знаком рыбы

Она — рыбка-кормилица — без всякого преувеличения, поистине Золотая рыбка

Знание – сила
Евгений Цыганов: «Главная награда — иметь возможность делать то, что хочется» Евгений Цыганов: «Главная награда — иметь возможность делать то, что хочется»

Интервью с Евгением Цыгановым о театре, музыке и нынешнем состоянии нашего кино

СНОБ
Открыть в приложении