5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

ЛизаБизнес

Работа под угрозой

5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

Быть просто вежливым, соблюдать стандарты общения компании и называть начальника по «имени-отчеству» – недостаточно, чтобы сохранить работу, считает Карина Ахметгалиева, основатель школы копирайтеров и редакторов. Правила базовой рабочей переписки очевидны: всегда здоровайся, благодари, никого не оскорбляй.

Но есть «подводные камни», которые мешают выстроить эффективный диалог с начальством или коллегами. Как итог – неожиданное увольнение или проблемы в рабочих отношениях. Какие это ошибки?

1Небрежность

Многих, особенно руководителей, раздражает, когда в письме нет приветствия, заглавных букв или знаков препинания на нужном месте. Даже лишний пробел перед запятой может испортить впечатление об отправителе. Пример небрежного послания: «оля не могу нйти твое письмо с проектом который надо сдать завтра, продублируй».

Такое бывает из-за спешки или из-за «подставы» т9 – так называют систему набора текста, которая предугадывает слова и иногда делает это некорректно. Поэтому лучше перепроверять рабочее письмо на наличие этих некритичных ошибок. Иначе у адресата может сформироваться ощущение, что небрежность – признак неуважения к нему. Особенно, если подобное происходит из раза в раз.

Минута, затраченная на проверку, избавит от недопониманий и оправданий. Кроме исправления ошибок и опечаток желательно посмотреть на текст глазами того, кто его получит: нет ли в послании ничего двусмысленного, не звучит ли оно грубо.

2Агрессивный тон письма

Текст не передает интонации. Поэтому адресат может не уловить тон, заложенный отправителем, или считать его по-своему. В бытовом «текстинге» (с друзьями и родными) можно закрыть на это глаза, потому что близкие плюс-минус знают нашу манеру общения. В деловом – нужно выстраивать текст нейтрально. Это значит, что лучше исключить эмоциональные высказывания и смайлики. Даже если очень хочется выразить радость или недовольство, лучше придерживаться нейтрального тона. Кроме того, старайся не использовать «капслок» (нажатие на эту клавишу делает все буквы прописными – большими) и восклицательный знак. Их наличие в тексте создает эффект «крика»: получатель легко можно принять такое оформление за агрессию. Пример: «МАША!!! Где макет проекта, не могу найти!! Ты куда его положила?!!». Такие правила помогают сохранять субординацию, особенно если это переписка с начальством или первая коммуникация.

3Панибратство

Молодые компании и стартапы все больше склоняются к неформальному общению. Их «tone of voice» (TOV) – принцип общения внутри организации и в коммуникациях с целевой аудиторией – носит дружеский характер: словно общаются два давних приятеля. Но и в таком подходе тоже очень важно не заигрываться.

Каким бы свойским ни был настрой, важно не забывать, что речь идет о деловой переписке/рассылке. Согласно ее правилам, обращаться к получателю надо на «вы», а не на «ты». Особенно, когда дело касается начальства. При этом не обязательно писать «вы» с большой буквы. На «ты» можно перейти после личной договоренности.

Также не стоит в рабочем письме использовать сленг, жаргон или другие неформальные фразы. Пример: «Эй, народ, а кто может ввести меня в курс дела? Была в отпуске, ушла в туман, ничего не соображаю».

В этом случае претензии могут возникнуть даже не к самим словам, а к нарушению границ. Такими формулировками человек словно врывается в личное пространство коллег. Так что лучше подобный стиль для общения с близкими.

ВАЖНО! Использовать фразу «доброго времени суток» – дурной тон. Если нет желания раздражать коллег, лучше заменить на нейтральное «Здравствуйте».

4Натянутая вежливость

Между искренней и напускной вежливостью тонкая, но ощутимая грань. Она сразу чувствуется. Пример делового письма с такой проблемой: «Коллеги, мы вас услышали». В этом случае формулировка после запятой – псевдовежливый синоним фразы: «Спасибо, но ваше мнение нас не интересует. Мы все равно сделаем, как считаем нужным». Сюда же можно отнести и такие неискренние манипулятивные фразы, как: «Заранее спасибо за быстрый ответ», «Там дел на 5 минут, уверены, вы справитесь», «Это дело для такого профи, как вы!» и так далее.

Подобные формулировки не оставляют получателю выбора и давят на него. Профессионалы, которые не приемлют подобного, навряд ли продолжат общение. Так что желательно отказаться от такой токсичной вежливости.

5Личные файлы

Иногда в деловую переписку попадают личные файлы. Например, когда случайно вместо скрина документа прикрепляют фото кота или промахиваются с чатом и отправляют коллегам, а не подруге, имя парня, с которым ходила на свидание.

Единичные случаи – некритичны: все мы люди и можем ошибаться. Однако систематические промашки такого плана – признак невнимательности и неряшливости. Складывается впечатление, что отправитель держит в одной папке все подряд: и рабочие файлы, и личные, а заодно часто отвлекается от работы, болтая с друзьями в чатах.

Ладно, если по глупости отправить не тому человеку пустяковый файл, но совсем другое дело, когда клиент или потенциальный деловой партнер получают внутренний документ компании. В этом случае скандала не избежать. Чтобы не случалось осечек, лучше сначала прикреплять файл, проверять его, а потом писать письмо.

Мария или Марина

При первой письменной деловой коммуникации с человеком, нужно убедиться, что в приветствии точно указано имя получателя. Нередко, замечая ошибку в обращении, люди не читают послание дальше. Например, если получателя зовут Мария Никифорова, а отправитель в спешке пишет Марина – это неприятная ситуация. Еще раз посмотреть имя проще, чем потом писать письмо с извинениями.

Фото: Gorodenkoff /stock.adobe.com.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Болезнь от поцелуев Болезнь от поцелуев

Вирус Эпштейна–Барр: чем он опасен и как его вовремя распознать?

Лиза
Это надо видеть! Это надо видеть!

Уникальные и необычные достопримечательности в разных уголках нашей страны

Лиза
Ляг и лежи Ляг и лежи

5 причин, почему валяться на диване полезно для здоровья

Лиза
Последняя любовь и муза: внук Рубена Симонова заявил, что Светлана Джимбинова не была женой легендарного режиссера Последняя любовь и муза: внук Рубена Симонова заявил, что Светлана Джимбинова не была женой легендарного режиссера

Внук Рубена Симонова рассказал о связи мэтра и молодой режиссерши

VOICE
Мыши с ГМ-клетками послушали группу Queen и выработали инсулин Мыши с ГМ-клетками послушали группу Queen и выработали инсулин

Ученые внедрили механочувствительные рецепторы в клетки, вырабатывающие инсулин

N+1
Песня о родинке: как выявить опасное новообразование на коже и удалить его Песня о родинке: как выявить опасное новообразование на коже и удалить его

Что такое родинка и как понять, что она опасна?

Правила жизни
Холодное пиво в жару: пить или не пить Холодное пиво в жару: пить или не пить

Пиво и жара рождены друг для друга! Разбираемся, полезно такое сочетание или нет

Maxim
Лень — не порок: несколько научных доказательств, почему человеку необходим отпуск Лень — не порок: несколько научных доказательств, почему человеку необходим отпуск

Как с точки зрения нейропсихологии на нас влияет отпуск

Forbes
У людей с ожирением оказался увеличен гипоталамус У людей с ожирением оказался увеличен гипоталамус

У людей с избыточным весом общий объем гипоталамуса значительно больше

N+1
12 фильмов Венецианского кинофестиваля 12 фильмов Венецианского кинофестиваля

Старейший в мире Венецианский кинофестиваль в этом году проводится в 80-й раз

Weekend
«‎Кто ты без костюма?» История человека, придумавшего бодибилдинг‎ «‎Кто ты без костюма?» История человека, придумавшего бодибилдинг‎

Отец бодибилдинга вообще-то шел сначала по пути святого отца

СНОБ
Сюрпризы «огненной» льнянки Сюрпризы «огненной» льнянки

Когда льнянка зацветет — не заметить её невозможно!

Наука и жизнь
Cоцсети ухудшают доверие среди людей? Интересный факт! Cоцсети ухудшают доверие среди людей? Интересный факт!

Как социальные сети сказываются на уровне доверия между людьми?

ТехИнсайдер
«Смерть очень странная»: родные Светланы Джимбиновой боятся, что три ее квартиры в Москве достанутся черным риелторам «Смерть очень странная»: родные Светланы Джимбиновой боятся, что три ее квартиры в Москве достанутся черным риелторам

Родные Светланы Джимбиновой хотят прояснить вопрос с имуществом

VOICE
Путь к излечению: как формируется и проявляется самокритика Путь к излечению: как формируется и проявляется самокритика

Действительно ли суровый внутренний критик делает нас лучше? Или все-таки нет?

Psychologies
Хрустальная мечта Хрустальная мечта

Как «хрустальная» девушка с железной волей превратила хобби в успешное дело

Лиза
Личинки ос повредили сердца тараканам при первой возможности Личинки ос повредили сердца тараканам при первой возможности

Личинки ос съедают трахеи и сердца тараканов

N+1
Как выбрать арбуз и дыню? Как выбрать арбуз и дыню?

Одним нравится арбуз, другим дыня. Для всех они — олицетворение прекрасного лета

Psychologies
А где кубики? А где кубики?

9 мифов о прессе, из-за которых он вряд ли станет идеальным

Лиза
Vigilante Cherokee S 77. Мечта фанатов Jeep Vigilante Cherokee S 77. Мечта фанатов Jeep

Этот рестомод от Vigilante 4х4 находиться на вершине пьедестала

4x4 Club
Альтернатива совершившемуся Альтернатива совершившемуся

Как проект города коммунизма превратился в утопию уместности

Weekend
Признак качества: 6 вещей, по которым ты вычислишь хорошего мастера по наращиванию ресниц Признак качества: 6 вещей, по которым ты вычислишь хорошего мастера по наращиванию ресниц

На какие детали стоит обратить внимание еще перед процедурой наращивания ресниц

VOICE
Неожиданные последствия глобального изменения климата Неожиданные последствия глобального изменения климата

Из-за изменения климата будет меньше кофе, уменьшатся козы, а мумии разрушатся

Maxim
От падения со скалы до нападения маньяка: 11 самых распространенных кошмаров От падения со скалы до нападения маньяка: 11 самых распространенных кошмаров

В чем заключается функция ночных кошмаров и какие сюжеты встречаются чаще всего

Psychologies
Как расширить память смартфона на Android Как расширить память смартфона на Android

Есть различные способы увеличить объем доступной в смартфоне памяти

ТехИнсайдер
Секрет молодости на тарелке Секрет молодости на тарелке

Еда и напитки, которые замедляют старение

Лиза
Останки людей из Атапуэрки датировали эпохой раннего неолита Останки людей из Атапуэрки датировали эпохой раннего неолита

Ученые исследовали останки людей, найденные на памятнике Галерея-дель-Силекс

N+1
«Пришёл дать вам волю» «Пришёл дать вам волю»

30 августа 2022 года ушёл из жизни Михаил Сергеевич Горбачёв. Вспоминаем

Дилетант
Абьюз со стороны свекрови: история семьи Мэттью МакКонахи и советы от психолога Абьюз со стороны свекрови: история семьи Мэттью МакКонахи и советы от психолога

Камила Алвес рассказала, что долгое время проходила испытания от мамы любимого

Psychologies
Кадровый резерв: как люди с аутизмом устраиваются на работу и почему это выгодно Кадровый резерв: как люди с аутизмом устраиваются на работу и почему это выгодно

О ситуации с сопровождаемым трудоустройством людей с аутизмом

Forbes
Открыть в приложении