5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

ЛизаБизнес

Работа под угрозой

5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

Быть просто вежливым, соблюдать стандарты общения компании и называть начальника по «имени-отчеству» – недостаточно, чтобы сохранить работу, считает Карина Ахметгалиева, основатель школы копирайтеров и редакторов. Правила базовой рабочей переписки очевидны: всегда здоровайся, благодари, никого не оскорбляй.

Но есть «подводные камни», которые мешают выстроить эффективный диалог с начальством или коллегами. Как итог – неожиданное увольнение или проблемы в рабочих отношениях. Какие это ошибки?

1Небрежность

Многих, особенно руководителей, раздражает, когда в письме нет приветствия, заглавных букв или знаков препинания на нужном месте. Даже лишний пробел перед запятой может испортить впечатление об отправителе. Пример небрежного послания: «оля не могу нйти твое письмо с проектом который надо сдать завтра, продублируй».

Такое бывает из-за спешки или из-за «подставы» т9 – так называют систему набора текста, которая предугадывает слова и иногда делает это некорректно. Поэтому лучше перепроверять рабочее письмо на наличие этих некритичных ошибок. Иначе у адресата может сформироваться ощущение, что небрежность – признак неуважения к нему. Особенно, если подобное происходит из раза в раз.

Минута, затраченная на проверку, избавит от недопониманий и оправданий. Кроме исправления ошибок и опечаток желательно посмотреть на текст глазами того, кто его получит: нет ли в послании ничего двусмысленного, не звучит ли оно грубо.

2Агрессивный тон письма

Текст не передает интонации. Поэтому адресат может не уловить тон, заложенный отправителем, или считать его по-своему. В бытовом «текстинге» (с друзьями и родными) можно закрыть на это глаза, потому что близкие плюс-минус знают нашу манеру общения. В деловом – нужно выстраивать текст нейтрально. Это значит, что лучше исключить эмоциональные высказывания и смайлики. Даже если очень хочется выразить радость или недовольство, лучше придерживаться нейтрального тона. Кроме того, старайся не использовать «капслок» (нажатие на эту клавишу делает все буквы прописными – большими) и восклицательный знак. Их наличие в тексте создает эффект «крика»: получатель легко можно принять такое оформление за агрессию. Пример: «МАША!!! Где макет проекта, не могу найти!! Ты куда его положила?!!». Такие правила помогают сохранять субординацию, особенно если это переписка с начальством или первая коммуникация.

3Панибратство

Молодые компании и стартапы все больше склоняются к неформальному общению. Их «tone of voice» (TOV) – принцип общения внутри организации и в коммуникациях с целевой аудиторией – носит дружеский характер: словно общаются два давних приятеля. Но и в таком подходе тоже очень важно не заигрываться.

Каким бы свойским ни был настрой, важно не забывать, что речь идет о деловой переписке/рассылке. Согласно ее правилам, обращаться к получателю надо на «вы», а не на «ты». Особенно, когда дело касается начальства. При этом не обязательно писать «вы» с большой буквы. На «ты» можно перейти после личной договоренности.

Также не стоит в рабочем письме использовать сленг, жаргон или другие неформальные фразы. Пример: «Эй, народ, а кто может ввести меня в курс дела? Была в отпуске, ушла в туман, ничего не соображаю».

В этом случае претензии могут возникнуть даже не к самим словам, а к нарушению границ. Такими формулировками человек словно врывается в личное пространство коллег. Так что лучше подобный стиль для общения с близкими.

ВАЖНО! Использовать фразу «доброго времени суток» – дурной тон. Если нет желания раздражать коллег, лучше заменить на нейтральное «Здравствуйте».

4Натянутая вежливость

Между искренней и напускной вежливостью тонкая, но ощутимая грань. Она сразу чувствуется. Пример делового письма с такой проблемой: «Коллеги, мы вас услышали». В этом случае формулировка после запятой – псевдовежливый синоним фразы: «Спасибо, но ваше мнение нас не интересует. Мы все равно сделаем, как считаем нужным». Сюда же можно отнести и такие неискренние манипулятивные фразы, как: «Заранее спасибо за быстрый ответ», «Там дел на 5 минут, уверены, вы справитесь», «Это дело для такого профи, как вы!» и так далее.

Подобные формулировки не оставляют получателю выбора и давят на него. Профессионалы, которые не приемлют подобного, навряд ли продолжат общение. Так что желательно отказаться от такой токсичной вежливости.

5Личные файлы

Иногда в деловую переписку попадают личные файлы. Например, когда случайно вместо скрина документа прикрепляют фото кота или промахиваются с чатом и отправляют коллегам, а не подруге, имя парня, с которым ходила на свидание.

Единичные случаи – некритичны: все мы люди и можем ошибаться. Однако систематические промашки такого плана – признак невнимательности и неряшливости. Складывается впечатление, что отправитель держит в одной папке все подряд: и рабочие файлы, и личные, а заодно часто отвлекается от работы, болтая с друзьями в чатах.

Ладно, если по глупости отправить не тому человеку пустяковый файл, но совсем другое дело, когда клиент или потенциальный деловой партнер получают внутренний документ компании. В этом случае скандала не избежать. Чтобы не случалось осечек, лучше сначала прикреплять файл, проверять его, а потом писать письмо.

Мария или Марина

При первой письменной деловой коммуникации с человеком, нужно убедиться, что в приветствии точно указано имя получателя. Нередко, замечая ошибку в обращении, люди не читают послание дальше. Например, если получателя зовут Мария Никифорова, а отправитель в спешке пишет Марина – это неприятная ситуация. Еще раз посмотреть имя проще, чем потом писать письмо с извинениями.

Фото: Gorodenkoff /stock.adobe.com.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Путешественники во времени Путешественники во времени

Искусство управлять временем совершенствуется и специализируется

Psychologies
5 верных признаков, что ваш брак обречен 5 верных признаков, что ваш брак обречен

Каждый признак обреченного брака подкреплен исследованием ученых

Maxim
Ностальгия по лету: ироничные комиксы, в которых себя узнает каждая девушка Ностальгия по лету: ироничные комиксы, в которых себя узнает каждая девушка

Эпичные жизненные ситуации, с которыми сталкиваются девушки летом

Cosmopolitan
Гармония гормонов Гармония гормонов

Женские гормоны, которые необходимо проверять каждый год

Лиза
Катастрофический юбилей Катастрофический юбилей

25 лет назад Россия столкнулась с «дефолтом»

Деньги
Исследование: 4000 шагов в день достаточно для того, чтобы снизить риск ранней смерти Исследование: 4000 шагов в день достаточно для того, чтобы снизить риск ранней смерти

Сколько нужно ходить в день?

ТехИнсайдер
Отрывок из книги Марии Нырковой «​​Залив Терпения» Отрывок из книги Марии Нырковой «​​Залив Терпения»

Откровенный текст о семейной истории, поиске корней и женской силе

СНОБ
11 притягательных качеств, которые способствуют длительным отношениям 11 притягательных качеств, которые способствуют длительным отношениям

Качества, которые помогут сохранить ваш союз надолго

Psychologies
Почему зрителям нравятся фильмы и сериалы о маньяках: выясняем с психотерапевтами Почему зрителям нравятся фильмы и сериалы о маньяках: выясняем с психотерапевтами

Могут ли фильмы про маньяков нести опасность зрителям?

Psychologies
Аборт, потеря ребенка и три брака: личные драмы Ирины Мирошниченко Аборт, потеря ребенка и три брака: личные драмы Ирины Мирошниченко

Ирина Мирошниченко построила блистательную карьеру и выбрала одиночество

VOICE
Личинки ос повредили сердца тараканам при первой возможности Личинки ос повредили сердца тараканам при первой возможности

Личинки ос съедают трахеи и сердца тараканов

N+1
Художник Никита Макаров: Мне захотелось выйти из плоскости полотна в объемный мир Художник Никита Макаров: Мне захотелось выйти из плоскости полотна в объемный мир

Никита Макаров работает над созданием мира, который населяют скульптуры

СНОБ
Как советский инженер изобрел пиксель и начал цифровую революцию Как советский инженер изобрел пиксель и начал цифровую революцию

Отрывок из книги «Пиксель. История одной точки»

Forbes
9 цитат успешных женщин, которые помогут прийти к цели 9 цитат успешных женщин, которые помогут прийти к цели

Успешные женщины — о том, как выключить перфекционизм и творить в полную силу

Psychologies
На птичьем языке На птичьем языке

В северных турецких горах спрятана небольшая деревенька под названием Кушкёй

Вокруг света
Ген голого землекопа продлил жизнь мышей и защитил их от рака Ген голого землекопа продлил жизнь мышей и защитил их от рака

Ген голого землекопа повышает синтез высокомолекулярной гиалуроновой кислоты

N+1
Слепое зрение: почему этот феномен так заинтересовал ученых Слепое зрение: почему этот феномен так заинтересовал ученых

Каково это — видеть, но не осознавать этого?

Psychologies
Абьюз, травма, история семьи: как устроена фем-литература Абьюз, травма, история семьи: как устроена фем-литература

В конце XX века женское творчество начало приобретать особую значимост

Forbes
Рискованный шаг: почему повышения ставки ЦБ может быть мало для стабилизации рубля Рискованный шаг: почему повышения ставки ЦБ может быть мало для стабилизации рубля

Какие меры были бы более эффективными для стабилизации валютного рынка

Forbes
Что общего у медузы, кошки, змеи и космонавта? Математика Что общего у медузы, кошки, змеи и космонавта? Математика

Математикам удалось обнаружить алгоритм, описывающий класс природных движений

ТехИнсайдер
Сублимация: что это, убежище или ловушка? Сублимация: что это, убежище или ловушка?

Что помогает нам не перейти границы дозволенного, когда нервы на пределе?

Psychologies
Можно ли плакать на работе: влияние и последствия Можно ли плакать на работе: влияние и последствия

Дать волю эмоциям и расплакаться на глазах у всех: всегда ли это плохо?

Psychologies
«Потерянные цветы Элис Харт»: сериал о детских травмах, взрослении и лжи «Потерянные цветы Элис Харт»: сериал о детских травмах, взрослении и лжи

Почему, несмотря на медленный темп, этому сериалу стоит уделить время

Forbes
«Лучше промолчу»: почему не стоит избегать конфликтов в отношениях «Лучше промолчу»: почему не стоит избегать конфликтов в отношениях

К чему приводит избегание ссор и как надо ругаться, чтобы все не разрушить

Psychologies
Лаконичность и минимализм Лаконичность и минимализм

Процесс создания десертов зависит от проекта, для которого их нужно разработать

Bones
Как обрести уверенность Как обрести уверенность

Почему нас часто мучают сомнения в том, что мы справимся с чем-то?

Лиза
Кто соберет дары леса Кто соберет дары леса

Развитию рынка дикоросов могут способствовать новые меры господдержки

Агроинвестор
Конец отношений или пауза. Что такое гостинг и в чем его причины Конец отношений или пауза. Что такое гостинг и в чем его причины

Почему мужчины иногда пропадают без всяких видимых причин и как быть?

Лиза
Игра во втором составе Игра во втором составе

Как отчиму завоевать доверие и не перегнуть палку?

Psychologies
SPF-бум и технологичные ткани: как глобальное потепление меняет индустрию моды и красоты SPF-бум и технологичные ткани: как глобальное потепление меняет индустрию моды и красоты

Климатические изменения вовсю побуждают покупателей к новым запросам

Правила жизни
Открыть в приложении