5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

ЛизаБизнес

Работа под угрозой

5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

Быть просто вежливым, соблюдать стандарты общения компании и называть начальника по «имени-отчеству» – недостаточно, чтобы сохранить работу, считает Карина Ахметгалиева, основатель школы копирайтеров и редакторов. Правила базовой рабочей переписки очевидны: всегда здоровайся, благодари, никого не оскорбляй.

Но есть «подводные камни», которые мешают выстроить эффективный диалог с начальством или коллегами. Как итог – неожиданное увольнение или проблемы в рабочих отношениях. Какие это ошибки?

1Небрежность

Многих, особенно руководителей, раздражает, когда в письме нет приветствия, заглавных букв или знаков препинания на нужном месте. Даже лишний пробел перед запятой может испортить впечатление об отправителе. Пример небрежного послания: «оля не могу нйти твое письмо с проектом который надо сдать завтра, продублируй».

Такое бывает из-за спешки или из-за «подставы» т9 – так называют систему набора текста, которая предугадывает слова и иногда делает это некорректно. Поэтому лучше перепроверять рабочее письмо на наличие этих некритичных ошибок. Иначе у адресата может сформироваться ощущение, что небрежность – признак неуважения к нему. Особенно, если подобное происходит из раза в раз.

Минута, затраченная на проверку, избавит от недопониманий и оправданий. Кроме исправления ошибок и опечаток желательно посмотреть на текст глазами того, кто его получит: нет ли в послании ничего двусмысленного, не звучит ли оно грубо.

2Агрессивный тон письма

Текст не передает интонации. Поэтому адресат может не уловить тон, заложенный отправителем, или считать его по-своему. В бытовом «текстинге» (с друзьями и родными) можно закрыть на это глаза, потому что близкие плюс-минус знают нашу манеру общения. В деловом – нужно выстраивать текст нейтрально. Это значит, что лучше исключить эмоциональные высказывания и смайлики. Даже если очень хочется выразить радость или недовольство, лучше придерживаться нейтрального тона. Кроме того, старайся не использовать «капслок» (нажатие на эту клавишу делает все буквы прописными – большими) и восклицательный знак. Их наличие в тексте создает эффект «крика»: получатель легко можно принять такое оформление за агрессию. Пример: «МАША!!! Где макет проекта, не могу найти!! Ты куда его положила?!!». Такие правила помогают сохранять субординацию, особенно если это переписка с начальством или первая коммуникация.

3Панибратство

Молодые компании и стартапы все больше склоняются к неформальному общению. Их «tone of voice» (TOV) – принцип общения внутри организации и в коммуникациях с целевой аудиторией – носит дружеский характер: словно общаются два давних приятеля. Но и в таком подходе тоже очень важно не заигрываться.

Каким бы свойским ни был настрой, важно не забывать, что речь идет о деловой переписке/рассылке. Согласно ее правилам, обращаться к получателю надо на «вы», а не на «ты». Особенно, когда дело касается начальства. При этом не обязательно писать «вы» с большой буквы. На «ты» можно перейти после личной договоренности.

Также не стоит в рабочем письме использовать сленг, жаргон или другие неформальные фразы. Пример: «Эй, народ, а кто может ввести меня в курс дела? Была в отпуске, ушла в туман, ничего не соображаю».

В этом случае претензии могут возникнуть даже не к самим словам, а к нарушению границ. Такими формулировками человек словно врывается в личное пространство коллег. Так что лучше подобный стиль для общения с близкими.

ВАЖНО! Использовать фразу «доброго времени суток» – дурной тон. Если нет желания раздражать коллег, лучше заменить на нейтральное «Здравствуйте».

4Натянутая вежливость

Между искренней и напускной вежливостью тонкая, но ощутимая грань. Она сразу чувствуется. Пример делового письма с такой проблемой: «Коллеги, мы вас услышали». В этом случае формулировка после запятой – псевдовежливый синоним фразы: «Спасибо, но ваше мнение нас не интересует. Мы все равно сделаем, как считаем нужным». Сюда же можно отнести и такие неискренние манипулятивные фразы, как: «Заранее спасибо за быстрый ответ», «Там дел на 5 минут, уверены, вы справитесь», «Это дело для такого профи, как вы!» и так далее.

Подобные формулировки не оставляют получателю выбора и давят на него. Профессионалы, которые не приемлют подобного, навряд ли продолжат общение. Так что желательно отказаться от такой токсичной вежливости.

5Личные файлы

Иногда в деловую переписку попадают личные файлы. Например, когда случайно вместо скрина документа прикрепляют фото кота или промахиваются с чатом и отправляют коллегам, а не подруге, имя парня, с которым ходила на свидание.

Единичные случаи – некритичны: все мы люди и можем ошибаться. Однако систематические промашки такого плана – признак невнимательности и неряшливости. Складывается впечатление, что отправитель держит в одной папке все подряд: и рабочие файлы, и личные, а заодно часто отвлекается от работы, болтая с друзьями в чатах.

Ладно, если по глупости отправить не тому человеку пустяковый файл, но совсем другое дело, когда клиент или потенциальный деловой партнер получают внутренний документ компании. В этом случае скандала не избежать. Чтобы не случалось осечек, лучше сначала прикреплять файл, проверять его, а потом писать письмо.

Мария или Марина

При первой письменной деловой коммуникации с человеком, нужно убедиться, что в приветствии точно указано имя получателя. Нередко, замечая ошибку в обращении, люди не читают послание дальше. Например, если получателя зовут Мария Никифорова, а отправитель в спешке пишет Марина – это неприятная ситуация. Еще раз посмотреть имя проще, чем потом писать письмо с извинениями.

Фото: Gorodenkoff /stock.adobe.com.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

10 мыслей, чтобы вернуть себе равновесие 10 мыслей, чтобы вернуть себе равновесие

Что делать, если переживания становятся тяжелым испытанием

Psychologies
Ай, болид! Ай, болид!

Bolide 80 вошла в десятку самых быстрых яхт в мире

Y Magazine
Сезон ягод Сезон ягод

Эти осенние ягоды богаты витаминами и минералами

Лиза
Неожиданные гастропары к шампанскому — советы виноделов и сомелье Неожиданные гастропары к шампанскому — советы виноделов и сомелье

Редиска и чипсы с крабом: нестандартные закуски к шампанскому

СНОБ
Топливо для гонок. Чем оно отличается от обычного? Топливо для гонок. Чем оно отличается от обычного?

Думаете, что в автоспорте используется специальное топливо?

РБК
Проклятие «века смартфонов»: что такое цифровое слабоумие и как распознать его у себя Проклятие «века смартфонов»: что такое цифровое слабоумие и как распознать его у себя

Из-за того, что устройства стали чересчур умными, нам грозит диджитал-деменция

VOICE
История сумасшествия: как менялась психиатрия — от античности до наших дней История сумасшествия: как менялась психиатрия — от античности до наших дней

Как изменялось отношение к психическим заболеваниям?

Psychologies
Укус пчелы: как выглядит, чем опасен и как избежать Укус пчелы: как выглядит, чем опасен и как избежать

Укус пчелы — малоприятный опыт, а для некоторых — опасный. Как этого избежать?

РБК
Cимвол изобилия Cимвол изобилия

Для армян сладкий плов хапама – символ единства, плодородия и процветания

Вокруг света
Какие современные праздники сохранились от языческих обрядов? Какие современные праздники сохранились от языческих обрядов?

Праздники, традиции которых уходят в язычество

Культура.РФ
Социолог нашел подтверждение теории бредовых работ Социолог нашел подтверждение теории бредовых работ

Обладатели этих профессий ощущают бесполезность своей работы

N+1
Idris & Leos: «Всё превратится в эстраду» Idris & Leos: «Всё превратится в эстраду»

Idris & Leos рассказали о том, почему не любят, когда про них пишут в интернете

ЖАРА Magazine
Я — сноб: главный архитектор Москвы Сергей Кузнецов Я — сноб: главный архитектор Москвы Сергей Кузнецов

Архитектор Сергей Кузнецов — о новых проектах и любви к автономии

СНОБ
Половина контента про пожилых в тиктоке показала их с негативной стороны Половина контента про пожилых в тиктоке показала их с негативной стороны

Зумеры высмеивают бумеров за их ценности и отношение к молодежи

N+1
Жившие на Днепре 6200 лет назад люди оказались автохтонами с 4400-летним стажем Жившие на Днепре 6200 лет назад люди оказались автохтонами с 4400-летним стажем

Палеогенетики проанализировали ДНК 56 человек, живших на Днепре 6200 лет назад

N+1
Иран, Китай и не только. Главные премьеры автовыставки MIMS-2023 в Москве Иран, Китай и не только. Главные премьеры автовыставки MIMS-2023 в Москве

На MIMS показали новые китайские кроссоверы и иранские машины для России

РБК
«Пап, а ты когда придешь?» «Пап, а ты когда придешь?»

Какова роль мужчины в воспитании детей?

Psychologies
11 важных дат из истории Sukhoi Superjet 11 важных дат из истории Sukhoi Superjet

Sukhoi Superjet: история в датах

Maxim
Гетеротрофные бактерии запомнили цикличность смены дня и ночи Гетеротрофные бактерии запомнили цикличность смены дня и ночи

Почвенные бактерии способны хранить информацию о смене дня и ночи

N+1
«Почему ты такая худая»: что такое скинни-шейминг и как он влияет на женщин «Почему ты такая худая»: что такое скинни-шейминг и как он влияет на женщин

Худые люди тоже сталкиваются с буллингом — из-за «недостаточного веса»

Forbes
К себе жестко: возможны ли достижения без усилий? К себе жестко: возможны ли достижения без усилий?

Насколько бережной следует быть к самой себе, чтобы остаться продуктивной?

VOICE
В Польше нашли убитых в немецком лагере Треблинка-1 заключенных В Польше нашли убитых в немецком лагере Треблинка-1 заключенных

Ученые провели исследование останков из коллективной могилы в Треблинке-1

N+1
7 фактов о счастье: размышления психотерапевта 7 фактов о счастье: размышления психотерапевта

Какие они — счастливые люди?

Psychologies
Береги личный бренд с молоду: как рассказать подростку о репутации в интернете Береги личный бренд с молоду: как рассказать подростку о репутации в интернете

Глава из книги «Поговорят и забудут» о том, как противостоять интернет-агрессии

Forbes
Аборт, потеря ребенка и три брака: личные драмы Ирины Мирошниченко Аборт, потеря ребенка и три брака: личные драмы Ирины Мирошниченко

Ирина Мирошниченко построила блистательную карьеру и выбрала одиночество

VOICE
«Формула грез» «Формула грез»

Частое использование социальных сетей негативно влияет на психическое здоровье

N+1
Как советский инженер изобрел пиксель и начал цифровую революцию Как советский инженер изобрел пиксель и начал цифровую революцию

Отрывок из книги «Пиксель. История одной точки»

Forbes
Земля талантов Земля талантов

Самарский областной художественный музей входит в число крупнейших музеев России

Отдых в России
«Как Германия преодолевает нацистское прошлое» — отрывок из книги историка «Как Германия преодолевает нацистское прошлое» — отрывок из книги историка

Отрывок из книги Александра Борозняка «Жестокая память»

СНОБ
Скрытые причины усталости Скрытые причины усталости

Вечно чувствуешь себя усталой? Это может быть симптомом болезни

Лиза
Открыть в приложении