5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

ЛизаБизнес

Работа под угрозой

5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

Быть просто вежливым, соблюдать стандарты общения компании и называть начальника по «имени-отчеству» – недостаточно, чтобы сохранить работу, считает Карина Ахметгалиева, основатель школы копирайтеров и редакторов. Правила базовой рабочей переписки очевидны: всегда здоровайся, благодари, никого не оскорбляй.

Но есть «подводные камни», которые мешают выстроить эффективный диалог с начальством или коллегами. Как итог – неожиданное увольнение или проблемы в рабочих отношениях. Какие это ошибки?

1Небрежность

Многих, особенно руководителей, раздражает, когда в письме нет приветствия, заглавных букв или знаков препинания на нужном месте. Даже лишний пробел перед запятой может испортить впечатление об отправителе. Пример небрежного послания: «оля не могу нйти твое письмо с проектом который надо сдать завтра, продублируй».

Такое бывает из-за спешки или из-за «подставы» т9 – так называют систему набора текста, которая предугадывает слова и иногда делает это некорректно. Поэтому лучше перепроверять рабочее письмо на наличие этих некритичных ошибок. Иначе у адресата может сформироваться ощущение, что небрежность – признак неуважения к нему. Особенно, если подобное происходит из раза в раз.

Минута, затраченная на проверку, избавит от недопониманий и оправданий. Кроме исправления ошибок и опечаток желательно посмотреть на текст глазами того, кто его получит: нет ли в послании ничего двусмысленного, не звучит ли оно грубо.

2Агрессивный тон письма

Текст не передает интонации. Поэтому адресат может не уловить тон, заложенный отправителем, или считать его по-своему. В бытовом «текстинге» (с друзьями и родными) можно закрыть на это глаза, потому что близкие плюс-минус знают нашу манеру общения. В деловом – нужно выстраивать текст нейтрально. Это значит, что лучше исключить эмоциональные высказывания и смайлики. Даже если очень хочется выразить радость или недовольство, лучше придерживаться нейтрального тона. Кроме того, старайся не использовать «капслок» (нажатие на эту клавишу делает все буквы прописными – большими) и восклицательный знак. Их наличие в тексте создает эффект «крика»: получатель легко можно принять такое оформление за агрессию. Пример: «МАША!!! Где макет проекта, не могу найти!! Ты куда его положила?!!». Такие правила помогают сохранять субординацию, особенно если это переписка с начальством или первая коммуникация.

3Панибратство

Молодые компании и стартапы все больше склоняются к неформальному общению. Их «tone of voice» (TOV) – принцип общения внутри организации и в коммуникациях с целевой аудиторией – носит дружеский характер: словно общаются два давних приятеля. Но и в таком подходе тоже очень важно не заигрываться.

Каким бы свойским ни был настрой, важно не забывать, что речь идет о деловой переписке/рассылке. Согласно ее правилам, обращаться к получателю надо на «вы», а не на «ты». Особенно, когда дело касается начальства. При этом не обязательно писать «вы» с большой буквы. На «ты» можно перейти после личной договоренности.

Также не стоит в рабочем письме использовать сленг, жаргон или другие неформальные фразы. Пример: «Эй, народ, а кто может ввести меня в курс дела? Была в отпуске, ушла в туман, ничего не соображаю».

В этом случае претензии могут возникнуть даже не к самим словам, а к нарушению границ. Такими формулировками человек словно врывается в личное пространство коллег. Так что лучше подобный стиль для общения с близкими.

ВАЖНО! Использовать фразу «доброго времени суток» – дурной тон. Если нет желания раздражать коллег, лучше заменить на нейтральное «Здравствуйте».

4Натянутая вежливость

Между искренней и напускной вежливостью тонкая, но ощутимая грань. Она сразу чувствуется. Пример делового письма с такой проблемой: «Коллеги, мы вас услышали». В этом случае формулировка после запятой – псевдовежливый синоним фразы: «Спасибо, но ваше мнение нас не интересует. Мы все равно сделаем, как считаем нужным». Сюда же можно отнести и такие неискренние манипулятивные фразы, как: «Заранее спасибо за быстрый ответ», «Там дел на 5 минут, уверены, вы справитесь», «Это дело для такого профи, как вы!» и так далее.

Подобные формулировки не оставляют получателю выбора и давят на него. Профессионалы, которые не приемлют подобного, навряд ли продолжат общение. Так что желательно отказаться от такой токсичной вежливости.

5Личные файлы

Иногда в деловую переписку попадают личные файлы. Например, когда случайно вместо скрина документа прикрепляют фото кота или промахиваются с чатом и отправляют коллегам, а не подруге, имя парня, с которым ходила на свидание.

Единичные случаи – некритичны: все мы люди и можем ошибаться. Однако систематические промашки такого плана – признак невнимательности и неряшливости. Складывается впечатление, что отправитель держит в одной папке все подряд: и рабочие файлы, и личные, а заодно часто отвлекается от работы, болтая с друзьями в чатах.

Ладно, если по глупости отправить не тому человеку пустяковый файл, но совсем другое дело, когда клиент или потенциальный деловой партнер получают внутренний документ компании. В этом случае скандала не избежать. Чтобы не случалось осечек, лучше сначала прикреплять файл, проверять его, а потом писать письмо.

Мария или Марина

При первой письменной деловой коммуникации с человеком, нужно убедиться, что в приветствии точно указано имя получателя. Нередко, замечая ошибку в обращении, люди не читают послание дальше. Например, если получателя зовут Мария Никифорова, а отправитель в спешке пишет Марина – это неприятная ситуация. Еще раз посмотреть имя проще, чем потом писать письмо с извинениями.

Фото: Gorodenkoff /stock.adobe.com.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Как связаны принцессы Диснея и самооценка детей: интересное исследование! Как связаны принцессы Диснея и самооценка детей: интересное исследование!

Как дети выбирают любимых принцесс и что это о них говорит?

ТехИнсайдер
Ген голого землекопа продлил жизнь мышей и защитил их от рака Ген голого землекопа продлил жизнь мышей и защитил их от рака

Ген голого землекопа повышает синтез высокомолекулярной гиалуроновой кислоты

N+1
Почему снятся кошмары Почему снятся кошмары

Устрашающие сны приходят ко всем, но многие их не помнят

Лиза
Микроорганизмы разогрели Землю во время ледникового периода 300 миллионов лет назад Микроорганизмы разогрели Землю во время ледникового периода 300 миллионов лет назад

Быстрое потепление 304 млн лет назад произошло из-за большого количества метана

ТехИнсайдер
Архетип Кена: что можно узнать о мужской психологии из фильма «Барби» Архетип Кена: что можно узнать о мужской психологии из фильма «Барби»

То, каким его показали, многое говорит о психологии реальных Кенов — мужчин

Psychologies
7 признаков, что на вас обиделись: некоторые из них вы бы и не заметили 7 признаков, что на вас обиделись: некоторые из них вы бы и не заметили

Мелкие обиды со временем способны накапливаться — особенно, если их не обсуждать

Psychologies
«Только ты и я»: драма о том, как домашнее насилие притворяется идеальным браком «Только ты и я»: драма о том, как домашнее насилие притворяется идеальным браком

Как «Только ты и я» воссоздает реальность женщины, попавшей в абьюзивный брак

Forbes
Сложный разговор Сложный разговор

Какой язык самый сложный? Тот, что труднее всего выучить?

Вокруг света
Какую обрядовую выпечку готовили на Руси к праздникам? Какую обрядовую выпечку готовили на Руси к праздникам?

Какую особую выпечку славяне пекли к праздникам?

Культура.РФ
Липоскульптурирование живота — в чем его опасность? Рассказывает хирург Липоскульптурирование живота — в чем его опасность? Рассказывает хирург

В липоскульптурирование , как говорится, все не так однозначно

VOICE
Как отдохнуть на Сейшелах с детьми Как отдохнуть на Сейшелах с детьми

Как на Сейшелах «перезагрузиться» в отпуске всей семьей

СНОБ
Давайте знакомиться Давайте знакомиться

7 причин, почему мужчины тебя не хотят

Лиза
Юрий Симонов («Заточка»): «Лирический герой, от имени которого большинство историй рассказано, он, конечно, я» Юрий Симонов («Заточка»): «Лирический герой, от имени которого большинство историй рассказано, он, конечно, я»

Солист кантри-рэп группы «Заточка» о вселенной своих песен и отношении к деньгам

Maxim
Волшебный порошок: на что способна хозяйственная бура Волшебный порошок: на что способна хозяйственная бура

Вот как можно использовать хозяйственную буру в быту

ТехИнсайдер
Театр одного Муссолини Театр одного Муссолини

Бенито Муссолини занял пост премьер-министра Италии после «похода на Рим»

Дилетант
Признак качества: 6 вещей, по которым ты вычислишь хорошего мастера по наращиванию ресниц Признак качества: 6 вещей, по которым ты вычислишь хорошего мастера по наращиванию ресниц

На какие детали стоит обратить внимание еще перед процедурой наращивания ресниц

VOICE
Малахитовая шкатулка Малахитовая шкатулка

Интерьер вдохновлен мечтой заказчиков увидеть дом в образе «малахитовой сказки»

SALON-Interior
За тридевять земель: тестируем китайский кроссовер с почти бесконечным запасом хода За тридевять земель: тестируем китайский кроссовер с почти бесконечным запасом хода

Skywell HT-i — модель словно создана для России

ТехИнсайдер
Полярная экспедиция: зачем Россия возвращается на Луну впервые за 46 лет Полярная экспедиция: зачем Россия возвращается на Луну впервые за 46 лет

Стартовавший зонд «Луна-25» должен проработать на Луне не менее года

Forbes
Правильные путешествия: что делать, где есть и пить в Белграде Правильные путешествия: что делать, где есть и пить в Белграде

Белград: где есть плескавицу, пить ракию, где гулять и что смотреть

Правила жизни
Не до улыбки Не до улыбки

5 причин боли в лице от безобидных до крайне опасных

Лиза
Легендарный советский реквизит, который кочевал из фильма в фильм Легендарный советский реквизит, который кочевал из фильма в фильм

Порой один и тот же реквизит снимался в советских фильмах чаще, чем актеры

Maxim
«В погоне за черепахой: Путешествие длиной в 200 миллионов лет» «В погоне за черепахой: Путешествие длиной в 200 миллионов лет»

Почему популяции морских черепах когда-то были более многочисленными

N+1
Чтение выходного дня: отрывок из книги «Архитектура без архитектора: вернакулярные районы городов мира» Андрея Иванова Чтение выходного дня: отрывок из книги «Архитектура без архитектора: вернакулярные районы городов мира» Андрея Иванова

Древний город Городец где сохранилась уникальная деревянная застройка

Правила жизни
ТОП-9 самых умных животных планеты ТОП-9 самых умных животных планеты

Животный мир полон умников!

ТехИнсайдер
Хрустальная мечта Хрустальная мечта

Как «хрустальная» девушка с железной волей превратила хобби в успешное дело

Лиза
Флейторылы подобрались к добыче под прикрытием рыб-попугаев Флейторылы подобрались к добыче под прикрытием рыб-попугаев

Ихтиологи экспериментально подтвердили эффективность охоты флейторылов

N+1
За последние 40 лет вокруг Китая стало в восемь раз больше бедных кислородом вод За последние 40 лет вокруг Китая стало в восемь раз больше бедных кислородом вод

Почему есть высокие риски утраты биоразнообразия для местных морских экосистем

N+1
5 типов конфликтных людей — проверьте себя и близких 5 типов конфликтных людей — проверьте себя и близких

Как распознать конфликтного человека, чтобы избежать общения с ним?

Psychologies
Как позаботиться об отношениях: резонанс и энергия. Часть 2 Как позаботиться об отношениях: резонанс и энергия. Часть 2

Как начать получать удовольствие от жизни?

Psychologies
Открыть в приложении