5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

ЛизаБизнес

Работа под угрозой

5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

Быть просто вежливым, соблюдать стандарты общения компании и называть начальника по «имени-отчеству» – недостаточно, чтобы сохранить работу, считает Карина Ахметгалиева, основатель школы копирайтеров и редакторов. Правила базовой рабочей переписки очевидны: всегда здоровайся, благодари, никого не оскорбляй.

Но есть «подводные камни», которые мешают выстроить эффективный диалог с начальством или коллегами. Как итог – неожиданное увольнение или проблемы в рабочих отношениях. Какие это ошибки?

1Небрежность

Многих, особенно руководителей, раздражает, когда в письме нет приветствия, заглавных букв или знаков препинания на нужном месте. Даже лишний пробел перед запятой может испортить впечатление об отправителе. Пример небрежного послания: «оля не могу нйти твое письмо с проектом который надо сдать завтра, продублируй».

Такое бывает из-за спешки или из-за «подставы» т9 – так называют систему набора текста, которая предугадывает слова и иногда делает это некорректно. Поэтому лучше перепроверять рабочее письмо на наличие этих некритичных ошибок. Иначе у адресата может сформироваться ощущение, что небрежность – признак неуважения к нему. Особенно, если подобное происходит из раза в раз.

Минута, затраченная на проверку, избавит от недопониманий и оправданий. Кроме исправления ошибок и опечаток желательно посмотреть на текст глазами того, кто его получит: нет ли в послании ничего двусмысленного, не звучит ли оно грубо.

2Агрессивный тон письма

Текст не передает интонации. Поэтому адресат может не уловить тон, заложенный отправителем, или считать его по-своему. В бытовом «текстинге» (с друзьями и родными) можно закрыть на это глаза, потому что близкие плюс-минус знают нашу манеру общения. В деловом – нужно выстраивать текст нейтрально. Это значит, что лучше исключить эмоциональные высказывания и смайлики. Даже если очень хочется выразить радость или недовольство, лучше придерживаться нейтрального тона. Кроме того, старайся не использовать «капслок» (нажатие на эту клавишу делает все буквы прописными – большими) и восклицательный знак. Их наличие в тексте создает эффект «крика»: получатель легко можно принять такое оформление за агрессию. Пример: «МАША!!! Где макет проекта, не могу найти!! Ты куда его положила?!!». Такие правила помогают сохранять субординацию, особенно если это переписка с начальством или первая коммуникация.

3Панибратство

Молодые компании и стартапы все больше склоняются к неформальному общению. Их «tone of voice» (TOV) – принцип общения внутри организации и в коммуникациях с целевой аудиторией – носит дружеский характер: словно общаются два давних приятеля. Но и в таком подходе тоже очень важно не заигрываться.

Каким бы свойским ни был настрой, важно не забывать, что речь идет о деловой переписке/рассылке. Согласно ее правилам, обращаться к получателю надо на «вы», а не на «ты». Особенно, когда дело касается начальства. При этом не обязательно писать «вы» с большой буквы. На «ты» можно перейти после личной договоренности.

Также не стоит в рабочем письме использовать сленг, жаргон или другие неформальные фразы. Пример: «Эй, народ, а кто может ввести меня в курс дела? Была в отпуске, ушла в туман, ничего не соображаю».

В этом случае претензии могут возникнуть даже не к самим словам, а к нарушению границ. Такими формулировками человек словно врывается в личное пространство коллег. Так что лучше подобный стиль для общения с близкими.

ВАЖНО! Использовать фразу «доброго времени суток» – дурной тон. Если нет желания раздражать коллег, лучше заменить на нейтральное «Здравствуйте».

4Натянутая вежливость

Между искренней и напускной вежливостью тонкая, но ощутимая грань. Она сразу чувствуется. Пример делового письма с такой проблемой: «Коллеги, мы вас услышали». В этом случае формулировка после запятой – псевдовежливый синоним фразы: «Спасибо, но ваше мнение нас не интересует. Мы все равно сделаем, как считаем нужным». Сюда же можно отнести и такие неискренние манипулятивные фразы, как: «Заранее спасибо за быстрый ответ», «Там дел на 5 минут, уверены, вы справитесь», «Это дело для такого профи, как вы!» и так далее.

Подобные формулировки не оставляют получателю выбора и давят на него. Профессионалы, которые не приемлют подобного, навряд ли продолжат общение. Так что желательно отказаться от такой токсичной вежливости.

5Личные файлы

Иногда в деловую переписку попадают личные файлы. Например, когда случайно вместо скрина документа прикрепляют фото кота или промахиваются с чатом и отправляют коллегам, а не подруге, имя парня, с которым ходила на свидание.

Единичные случаи – некритичны: все мы люди и можем ошибаться. Однако систематические промашки такого плана – признак невнимательности и неряшливости. Складывается впечатление, что отправитель держит в одной папке все подряд: и рабочие файлы, и личные, а заодно часто отвлекается от работы, болтая с друзьями в чатах.

Ладно, если по глупости отправить не тому человеку пустяковый файл, но совсем другое дело, когда клиент или потенциальный деловой партнер получают внутренний документ компании. В этом случае скандала не избежать. Чтобы не случалось осечек, лучше сначала прикреплять файл, проверять его, а потом писать письмо.

Мария или Марина

При первой письменной деловой коммуникации с человеком, нужно убедиться, что в приветствии точно указано имя получателя. Нередко, замечая ошибку в обращении, люди не читают послание дальше. Например, если получателя зовут Мария Никифорова, а отправитель в спешке пишет Марина – это неприятная ситуация. Еще раз посмотреть имя проще, чем потом писать письмо с извинениями.

Фото: Gorodenkoff /stock.adobe.com.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Вредно — и точка Вредно — и точка

Что такое трансжиры, и в каких продуктах они содержатся

Лиза
За туманом и за запахом тайги За туманом и за запахом тайги

Куда ездили отдыхать в СССР

Лиза
Ой, мамочка! Счастливые истории женщин, которые родили после 40 Ой, мамочка! Счастливые истории женщин, которые родили после 40

Родить ребенка после 40 лет – это событие. Радостное, конечно

Лиза
Звезды из Европы и отсутствие офсайдных линий: как устроено судейство в РПЛ Звезды из Европы и отсутствие офсайдных линий: как устроено судейство в РПЛ

Что сейчас происходит с судейством в РПЛ?

Forbes
«Двенадцать месяцев», «Простоквашино» и «Карлсон»: 20 главных советских мультфильмов «Двенадцать месяцев», «Простоквашино» и «Карлсон»: 20 главных советских мультфильмов

Золотая коллекция советских мультфильмов, которые обязательны к просмотру

Forbes
Умеете ли вы строить «нормальные отношения»? Всего 2 вопроса помогут понять это Умеете ли вы строить «нормальные отношения»? Всего 2 вопроса помогут понять это

Нам свойственно давать оценку «нормальным отношениям» через призму личного опыта

Psychologies
Как подойти к разрыву отношений: 3 правила Как подойти к разрыву отношений: 3 правила

Как подготовиться к разговору о расставании и как вести себя во время него

Psychologies
То ли раб, то ли жена: лингвисты до сих пор сомневаются, откуда на самом деле произошло слово То ли раб, то ли жена: лингвисты до сих пор сомневаются, откуда на самом деле произошло слово

Откуда же на самом деле произошло это простое, на первый взгляд, слово «семья»?

ТехИнсайдер
Что делать, если ты влюбилась в своего психотерапевта (или он в тебя) Что делать, если ты влюбилась в своего психотерапевта (или он в тебя)

Влюбленность – самый распространенный побочный эффект психотерапии

VOICE
«Губы трупа» и автозагар: самый неудачный макияж знаменитостей – от Селены Гомес до Памелы Андерсон «Губы трупа» и автозагар: самый неудачный макияж знаменитостей – от Селены Гомес до Памелы Андерсон

Примеры из нашей подборки доказывают: иногда и профессионалы макияжа ошибаются!

VOICE
Психология смерти и технологии: сможет ли цифровой аватар заменить умершего Психология смерти и технологии: сможет ли цифровой аватар заменить умершего

Можно ли жить вечно?

Psychologies
Вы будете смеяться, когда узнаете интимные подробности выражения Вы будете смеяться, когда узнаете интимные подробности выражения

Почему именно песок сочится из старческих щелей?

ТехИнсайдер
Этими трюками пользуются все звездные стилисты: 5 секретов идеальных образов на каждый день Этими трюками пользуются все звездные стилисты: 5 секретов идеальных образов на каждый день

Давай научимся внедрять в образы эффектные детали

VOICE
«От вакансий руки опускаются»: как я полгода училась на тестировщика, а теперь не могу найти работу «От вакансий руки опускаются»: как я полгода училась на тестировщика, а теперь не могу найти работу

Легко ли сменить специальность?

VOICE
Абьюз, травма, история семьи: как устроена фем-литература Абьюз, травма, история семьи: как устроена фем-литература

В конце XX века женское творчество начало приобретать особую значимост

Forbes
Нарушение закона излучения Кирхгофа подтвердили экспериментально Нарушение закона излучения Кирхгофа подтвердили экспериментально

Физики впервые увидели в эксперименте нарушение теплового закона Кирхгофа

N+1
20 причин, по которым другие вас ни в грош не ставят 20 причин, по которым другие вас ни в грош не ставят

Почему окружающие вас не ценят?

Psychologies
Корниловский марш Корниловский марш

Лавр Корнилов был ровесником Ленина, в августе 1917 года ему исполнилось 47 лет

Дилетант
5 причин, почему фантастика Айзека Азимова остается актуальной и сегодня 5 причин, почему фантастика Айзека Азимова остается актуальной и сегодня

Произведения Айзека Азимова, которые нужно прочесть

Maxim
Помогите своему внутреннему ребенку: упражнение для исцеления детских травм Помогите своему внутреннему ребенку: упражнение для исцеления детских травм

Что конкретно мы можем делать, чтобы поддержать нашего внутреннего ребенка?

Psychologies
От страха до любви: как изменилось отношение учителей к ChatGPT От страха до любви: как изменилось отношение учителей к ChatGPT

Как ChatGPT сначала посеял панику в рядах преподавателей и учителей

Forbes
Сапы на Ладоге и музей в колокольне: как в Ленинградской области развивают туризм Сапы на Ладоге и музей в колокольне: как в Ленинградской области развивают туризм

Программа помогает самым активным жителям региона налаживать интересную жизнь

Forbes
Откуда у камней берутся прозвища и как работает память мха Откуда у камней берутся прозвища и как работает память мха

Бриолог Робин Уолл Киммерер увлекательно рассказывает об истории мхов

СНОБ
Ночь в таинственной спальне: викторианский роман о юности и познании телесности Ночь в таинственной спальне: викторианский роман о юности и познании телесности

Отрывок из викторианского романа «Золото, перина и ночная чертовщина»

Forbes
Киригами-манипулятор поднимет груз в 16000 раз тяжелее себя Киригами-манипулятор поднимет груз в 16000 раз тяжелее себя

Американские инженеры создали простой и недорогой киригами-манипулятор

N+1
Иран, Китай и не только. Главные премьеры автовыставки MIMS-2023 в Москве Иран, Китай и не только. Главные премьеры автовыставки MIMS-2023 в Москве

На MIMS показали новые китайские кроссоверы и иранские машины для России

РБК
Повышение устойчивости к антибиотикам связали с загрязнением воздуха Повышение устойчивости к антибиотикам связали с загрязнением воздуха

Загрязнение воздуха значимо связано с устойчивостью патогенов к антибиотикам

N+1
«Мне нужно побыть одному»: как найти время для себя, если вы в отношениях «Мне нужно побыть одному»: как найти время для себя, если вы в отношениях

Как не потерять индивидуальность в отношениях и выкроить время для себя

Psychologies
Екатерина Волкова: «Катя, угомонись!» Екатерина Волкова: «Катя, угомонись!»

Актриса Екатерина Волкова рассказала о своей жизни, семье и новой роли

Лиза
Богатые вечно плачут: что смотреть, если вам нравится «Белый лотос» Богатые вечно плачут: что смотреть, если вам нравится «Белый лотос»

Если вам нравится «Белый лотос», посмотрите и другие шоу из нашего списка

Правила жизни
Открыть в приложении