5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

ЛизаБизнес

Работа под угрозой

5 ошибок в деловой переписке, которые могут привести к увольнению

Быть просто вежливым, соблюдать стандарты общения компании и называть начальника по «имени-отчеству» – недостаточно, чтобы сохранить работу, считает Карина Ахметгалиева, основатель школы копирайтеров и редакторов. Правила базовой рабочей переписки очевидны: всегда здоровайся, благодари, никого не оскорбляй.

Но есть «подводные камни», которые мешают выстроить эффективный диалог с начальством или коллегами. Как итог – неожиданное увольнение или проблемы в рабочих отношениях. Какие это ошибки?

1Небрежность

Многих, особенно руководителей, раздражает, когда в письме нет приветствия, заглавных букв или знаков препинания на нужном месте. Даже лишний пробел перед запятой может испортить впечатление об отправителе. Пример небрежного послания: «оля не могу нйти твое письмо с проектом который надо сдать завтра, продублируй».

Такое бывает из-за спешки или из-за «подставы» т9 – так называют систему набора текста, которая предугадывает слова и иногда делает это некорректно. Поэтому лучше перепроверять рабочее письмо на наличие этих некритичных ошибок. Иначе у адресата может сформироваться ощущение, что небрежность – признак неуважения к нему. Особенно, если подобное происходит из раза в раз.

Минута, затраченная на проверку, избавит от недопониманий и оправданий. Кроме исправления ошибок и опечаток желательно посмотреть на текст глазами того, кто его получит: нет ли в послании ничего двусмысленного, не звучит ли оно грубо.

2Агрессивный тон письма

Текст не передает интонации. Поэтому адресат может не уловить тон, заложенный отправителем, или считать его по-своему. В бытовом «текстинге» (с друзьями и родными) можно закрыть на это глаза, потому что близкие плюс-минус знают нашу манеру общения. В деловом – нужно выстраивать текст нейтрально. Это значит, что лучше исключить эмоциональные высказывания и смайлики. Даже если очень хочется выразить радость или недовольство, лучше придерживаться нейтрального тона. Кроме того, старайся не использовать «капслок» (нажатие на эту клавишу делает все буквы прописными – большими) и восклицательный знак. Их наличие в тексте создает эффект «крика»: получатель легко можно принять такое оформление за агрессию. Пример: «МАША!!! Где макет проекта, не могу найти!! Ты куда его положила?!!». Такие правила помогают сохранять субординацию, особенно если это переписка с начальством или первая коммуникация.

3Панибратство

Молодые компании и стартапы все больше склоняются к неформальному общению. Их «tone of voice» (TOV) – принцип общения внутри организации и в коммуникациях с целевой аудиторией – носит дружеский характер: словно общаются два давних приятеля. Но и в таком подходе тоже очень важно не заигрываться.

Каким бы свойским ни был настрой, важно не забывать, что речь идет о деловой переписке/рассылке. Согласно ее правилам, обращаться к получателю надо на «вы», а не на «ты». Особенно, когда дело касается начальства. При этом не обязательно писать «вы» с большой буквы. На «ты» можно перейти после личной договоренности.

Также не стоит в рабочем письме использовать сленг, жаргон или другие неформальные фразы. Пример: «Эй, народ, а кто может ввести меня в курс дела? Была в отпуске, ушла в туман, ничего не соображаю».

В этом случае претензии могут возникнуть даже не к самим словам, а к нарушению границ. Такими формулировками человек словно врывается в личное пространство коллег. Так что лучше подобный стиль для общения с близкими.

ВАЖНО! Использовать фразу «доброго времени суток» – дурной тон. Если нет желания раздражать коллег, лучше заменить на нейтральное «Здравствуйте».

4Натянутая вежливость

Между искренней и напускной вежливостью тонкая, но ощутимая грань. Она сразу чувствуется. Пример делового письма с такой проблемой: «Коллеги, мы вас услышали». В этом случае формулировка после запятой – псевдовежливый синоним фразы: «Спасибо, но ваше мнение нас не интересует. Мы все равно сделаем, как считаем нужным». Сюда же можно отнести и такие неискренние манипулятивные фразы, как: «Заранее спасибо за быстрый ответ», «Там дел на 5 минут, уверены, вы справитесь», «Это дело для такого профи, как вы!» и так далее.

Подобные формулировки не оставляют получателю выбора и давят на него. Профессионалы, которые не приемлют подобного, навряд ли продолжат общение. Так что желательно отказаться от такой токсичной вежливости.

5Личные файлы

Иногда в деловую переписку попадают личные файлы. Например, когда случайно вместо скрина документа прикрепляют фото кота или промахиваются с чатом и отправляют коллегам, а не подруге, имя парня, с которым ходила на свидание.

Единичные случаи – некритичны: все мы люди и можем ошибаться. Однако систематические промашки такого плана – признак невнимательности и неряшливости. Складывается впечатление, что отправитель держит в одной папке все подряд: и рабочие файлы, и личные, а заодно часто отвлекается от работы, болтая с друзьями в чатах.

Ладно, если по глупости отправить не тому человеку пустяковый файл, но совсем другое дело, когда клиент или потенциальный деловой партнер получают внутренний документ компании. В этом случае скандала не избежать. Чтобы не случалось осечек, лучше сначала прикреплять файл, проверять его, а потом писать письмо.

Мария или Марина

При первой письменной деловой коммуникации с человеком, нужно убедиться, что в приветствии точно указано имя получателя. Нередко, замечая ошибку в обращении, люди не читают послание дальше. Например, если получателя зовут Мария Никифорова, а отправитель в спешке пишет Марина – это неприятная ситуация. Еще раз посмотреть имя проще, чем потом писать письмо с извинениями.

Фото: Gorodenkoff /stock.adobe.com.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

6 способов улучшить сексуальное общение 6 способов улучшить сексуальное общение

Там, где дело касается интимных отношений, не так легко принять решение

Psychologies
Философ в российском МИДе Философ в российском МИДе

«Разглядывание карты не всегда приводит к верным политическим выводам»

Дилетант
Маммопластика Маммопластика

Все плюсы и минусы маммопластики

Здоровье
В пыли внутри МКС нашли стойкие органические загрязнители В пыли внутри МКС нашли стойкие органические загрязнители

В пыли внутри МКС нашли стойкие органические загрязнители

N+1
Библиофутурология: от фонокниги до книгофильма Библиофутурология: от фонокниги до книгофильма

Какие из их предсказаний писателей о будущем книг сбылись?

Наука и жизнь
Леонид Борткевич: «Это было похоже на поклонение «Битлз» — армия фанаток ездила за «Песнярами» по всему Союзу» Леонид Борткевич: «Это было похоже на поклонение «Битлз» — армия фанаток ездила за «Песнярами» по всему Союзу»

Это было похоже на поклонение «Битлз» — такая же армия фанаток

Коллекция. Караван историй
Как подсказывает интуиция: можно ли слушать внутренний голос при принятии решений Как подсказывает интуиция: можно ли слушать внутренний голос при принятии решений

Заслуживает ли «шестое чувство» доверия в важных вопросах?

Forbes
Альтернативное решение Альтернативное решение

Как лечат пиявки и нужна ли вообще такая терапия

Лиза
Прекрасная страна. История эмиграции из-за политического преследования в Китае Прекрасная страна. История эмиграции из-за политического преследования в Китае

Книга о семье, которой пришлось переехать из-за политического преследования

СНОБ
Ничейные взрослые: как устроена жизнь после детского дома Ничейные взрослые: как устроена жизнь после детского дома

Взросление у выпускников детских домов происходит не так, как в обычной семье

Psychologies
То ли раб, то ли жена: лингвисты до сих пор сомневаются, откуда на самом деле произошло слово То ли раб, то ли жена: лингвисты до сих пор сомневаются, откуда на самом деле произошло слово

Откуда же на самом деле произошло это простое, на первый взгляд, слово «семья»?

ТехИнсайдер
Ранняя слава, внебрачный сын и страшная болезнь: какой была жизнь самого «русского» итальянца Тото Кутуньо Ранняя слава, внебрачный сын и страшная болезнь: какой была жизнь самого «русского» итальянца Тото Кутуньо

Вспоминаем счастливые моменты и трагедии жизни Тото Кутуньо

VOICE
Москва и москвички Москва и москвички

«Жизнь по вызову. Док»: якобы исследование столичной секс-индустрии

Weekend
Как сохранить романтику в браке: 4 секрета счастливых пар Как сохранить романтику в браке: 4 секрета счастливых пар

Как пронести любовь и увлеченность друг другом через житейские бури и рутину?

Psychologies
Мэри Робинетт Коваль: «Вычисляя звезды» Мэри Робинетт Коваль: «Вычисляя звезды»

Отрывок из фантастического романа Мэри Робинетт Коваль

СНОБ
От «Советского шампанского» до сырка «Дружба»: как появились популярные гастрономические бренды СССР От «Советского шампанского» до сырка «Дружба»: как появились популярные гастрономические бренды СССР

Легендарные продукты, вкус которых до сих пор вызывает ностальгию

Maxim
Уксусное древо Уксусное древо

Мы тогда и не задумывались, к чему приведет попытка сделать свой яблочный уксус…

Bones
Уйти, чтобы остаться: родитель на дистанции Уйти, чтобы остаться: родитель на дистанции

Как мужчине поддерживать эмоциональную связь с ребенком на расстоянии?

Psychologies
Вовлеченность отцов в воспитание связали со сниженным риском задержки нервно-психического развития у детей Вовлеченность отцов в воспитание связали со сниженным риском задержки нервно-психического развития у детей

В вовлеченность отцов в воспитание снизила риск задержки развития детей

N+1
Заколоченные окна: какие проблемы вызовет отказ Microsoft продлевать лицензии Заколоченные окна: какие проблемы вызовет отказ Microsoft продлевать лицензии

Лицензии Microsoft на продукты будут действовать до конца сентября

Forbes
Легендарный советский реквизит, который кочевал из фильма в фильм Легендарный советский реквизит, который кочевал из фильма в фильм

Порой один и тот же реквизит снимался в советских фильмах чаще, чем актеры

Maxim
От паблика в «ВК» до своего бренда: как блогер стал одевать лучших футболистов России От паблика в «ВК» до своего бренда: как блогер стал одевать лучших футболистов России

Как Евгений Спиряков стал одним из самых популярных футбольных блогеров

Forbes
Глава из книги Александра Кушнира «Аквариум: геометрия хаоса» к юбилею группы Глава из книги Александра Кушнира «Аквариум: геометрия хаоса» к юбилею группы

Книга продюсера Александра Кушнира об истории и творчестве  «Аквариума»

Правила жизни
Почему зрителям нравятся фильмы и сериалы о маньяках: выясняем с психотерапевтами Почему зрителям нравятся фильмы и сериалы о маньяках: выясняем с психотерапевтами

Могут ли фильмы про маньяков нести опасность зрителям?

Psychologies
Немаленькая женщина: как Грета Гервиг из звезды инди-кино стала режиссером, заработавшим миллиард долларов в прокате Немаленькая женщина: как Грета Гервиг из звезды инди-кино стала режиссером, заработавшим миллиард долларов в прокате

Все режиссерские проекты Греты Гервиг окупались минимум в 5,5 раза

Правила жизни
Почти не сопротивлялся Почти не сопротивлялся

Как открыли и закрыли потенциальный сверхпроводник LK-99

N+1
Осетрина для дедушки. Что можно считать психологической травмой Осетрина для дедушки. Что можно считать психологической травмой

Чем психологическая травма отличается от обучающих подростка программ и событий

СНОБ
Токсичный коллектив: 4 признака коллег-абюзеров Токсичный коллектив: 4 признака коллег-абюзеров

Чувствуете себя некомфортно в рабочем коллективе?

Psychologies
10 способов испортить первое свидание 10 способов испортить первое свидание

Каких поступков и тем следует избегать при первом свидании?

Psychologies
Ест сладкое и не толстеет: почему не стоит завидовать такой подруге — ответ нутрициолога Ест сладкое и не толстеет: почему не стоит завидовать такой подруге — ответ нутрициолога

Выясняем, кто такие skinny fat и что делать, если ты одна из них.

VOICE
Открыть в приложении