Путешественники во времени
«Караул, я ничего не успеваю!» Если вам знакомо это состояние, то могут пригодиться рекомендации, приведенные ниже.
“Я не понимаю, куда провалились полгода, – в панике восклицает 32-летняя Алла. – Через две недели моя диссертация должна быть у рецензента, а у меня первая половина в черновике, а вторая вообще состоит из разрозненных заметок! Не представляю, что я буду делать». Ей вторит 45-летний руководитель отдела Валерий: «Для запуска проекта нужны расчеты, а мой сотрудник их задерживает, в итоге весь отдел тормозит». Но сложности со временем начинаются в гораздо более раннем возрасте. Ученица 5 класса Саша тоже жалуется на острую нехватку этого ценного ресурса: «Нам столько задают, что я сижу над домашкой иногда до одиннадцати. А мне же хочется и с друзьями поговорить, и в компьютер поиграть!»
Но в сутках 24 часа – и больше не будет. Неудивительно, что около сорока лет назад появились специалисты, которые задумались над тем, как эффективно использовать те часы и минуты, которые у нас есть. С тех пор искусство управлять временем совершенствуется и специализируется – появляются пособия для бизнесменов, руководителей и офисных работников, продавцов и производственников. Специализация эксперта по тайм-менеджменту и личной эффективности Анны Всехсвятской1 – планирование «женского времени». Итак, уточняем детали и выявляем подводные камни – все, что необходимо учесть, чтобы наше управление временем своей жизни приблизилось к идеальному.
Общие принципы
Все профессионалы тайм-менеджмента согласны с тем, что полезно определять цели, а затем представлять их в виде конкретных и достижимых задач. Расставьте задачи в порядке приоритетов, то есть сначала более важные и срочные, а менее важные – в оставшееся время. Проследите, чтобы отдых и личная жизнь тоже вошли в список задач. Запишите все запланированные действия в виде списка. И обозначьте, какое время, с вашей точки зрения, потребуется для их выполнения. Потом вы сможете сравнить это с тем, что получилось в действительности. В следующий раз это поможет вам рассчитывать время точнее.
А вот период, на который мы строим планы, разные специалисты определяют по-разному. На день, на месяц? «Когда я планирую время, предпочитаю расписать всю неделю по дням и сделать это в выходные за полчаса», – признается Анна Всехсвятская.
Учитывать контекст
Многие смотрят с утра на огромный список дел и сами пугаются объема. Единый большой список неудобен, потому что часть дел неактуальны в данный момент. Зачем целый день иметь перед глазами дела, которые нужно сделать вечером? Лучший способ – разделять списки дел по контекстам. Можно ориентироваться на время дня, и тогда список дел распадается на «утренний», «дневной», «вечерний». Или списки «ребенок в школе» и «послешкольный». «Контекстом» может быть рабочий инструмент: телефон, компьютер – сделал разом все нужные звонки, потом включил компьютер, нашел статью, проверил почту и т.д. Можно привязать списки к месту – дом, работа, выход в город. «Дома вы видите только перечень домашних дел, на улице – список покупок в магазине, дела в банке, на работе...» – уточняет эксперт. Выбирайте любой удобный вам принцип, по которому разделяете день на тематические контексты. Важно, что в компактных списках вы не отвлекаетесь ни на что другое и легко ориентируетесь в приоритетах.
Расписывая дела, обязательно оставляйте себе «подушку запасного времени». Некоторые эксперты рекомендуют планировать только 70% как рабочего, так и личного времени, а 30% оставлять про запас. Анна Всехсвятская предлагает «не притирать дела друг к другу вплотную с точностью до минуты, а оставлять между ними 15-минутные зазоры». Тогда опоздания партнера, ваши собственные опоздания, затянувшиеся разговоры не позволят обрушиться всему дневному графику.