Как грамотно организовать свое рабочее место и четко планировать день

ЛизаБизнес

Время выбрасывать

Представь, что каждый день ты носишь за плечами рюкзак со своими делами. Если успела выполнить все намеченное, то твоя ноша легка. А когда что-то не доделала, то каждое упущение, словно увесистый камень, отягощает твою поклажу, лишая тебя сил, энергии и позитивного отношения к жизни...

А давай эти камни обратим... в цветы! Согласись, приносить с работы букеты из маленьких трудовых подвигов куда приятнее. Совершить такое волшебство под силу каждому, нужно только соблюдать два важных правила: грамотно организовать свое рабочее место и четко планировать день.

Вам здесь не место

Окинь придирчивым взглядом свое рабочее пространство. Если стол завален настолько, что едва виден монитор, срочно приступай к разборам. Выдели для этого свободный день или приди на работу чуть раньше.

Первым делом советует избавиться от давно утративших актуальность бумаг, старых журналов, визиток, сломанных и ненужных канцелярских принадлежностей. Это позволит тебе не отвлекаться на все эти вечно раздражающие и мешающие тебе мелочи, а, значит, повысить свою продуктивность. Иначе, трудясь над какой-то архисложной задачей, твой взгляд будет постоянно натыкаться то на невымытую кружку, то на толстенную папку с неразобранными документами, ты начнешь мысленно за все это себя ругать – сосредоточиться в такой обстановке не получится.

Для документов заведи себе два лотка. Один – для новых бумаг и свежей корреспонденции. Второй – для всего того, что уже находится в работе. Уделяй время для разбора этих двух «провокаторов тревожности»: занимайся этим, скажем, по понедельникам, а если бумаг много – каждое утро. Важные документы перед передачей в смежные отделы можешь отсканировать, чтобы, в случае чего, у тебя были доказательства, что задачу ты выполнила.

Не копи лишнее. Получила визитку, которая тебе может пригодиться – сразу занеси контакт в телефон или компьютерный файл, а от карточки избавься, чтобы не плодить мусор. Строгое «нет» говори и канцелярке. Да, эта яркая ручка такая симпатичная, но она уже пятая – вряд ли ты пишешь всеми сразу. Держи под рукой только то, чем пользуешься каждый день, остальное – в стол или отдавай коллегам-растеряшам, у которых все «куда-то пропадает».

Чтобы не разводить бардак в ящиках стола, мелкие предметы разложи по небольшим открытым коробочкам. Не кидай их среди документов, а их, в свою очередь, клади в подписанные папки. Так ты не получишь эффекта «с глаз долой...»

Держи свое рабочее место в чистоте. Ведь пыль и грязь ужасно раздражают! И опять же мешают сосредоточиться.

Полезные зоны

В идеале на рабочем столе в зоне видимости должно быть только то, с чем ты постоянно работаешь. Предположим, компьютер, ежедневник, папки с нужными документами и необходимые канцелярские принадлежности. Остальные предметы лучше вывести из поля зрения, чтобы они тебя не отвлекали.

А как же фото близких и цветы? Как известно, милые вещицы и яркие акценты помогают «отдохнуть взгляду», снять напряжение, переключиться – и в итоге получить заряд энергии и новых идей. Но это работает только в том случае, если ты трудоголик в хорошем смысле слова: способна сосредоточиться на рабочей задаче и крутить ее в голове, пока не решишь. Если же ты мечтательница, лучше убери все отвлекающее с глаз, чтобы не витать в облаках.

Вещи полезны тогда, когда находятся на нужном месте. Например, мусорную корзину сложно назвать функциональной, если она стоит в трех метрах от твоего рабочего стола. Либо ты будешь отвлекаться на каждый фантик, чтобы дойти до нее (хотя ходить полезно), либо мусор будет копиться у тебя на столе. Ни то, ни другое не сказывается положительно на работе и нервной системе. Поэтому размещай все вещи так, чтобы было удобно. Бумагу для печати храни около принтера, стикеры – рядом с ежедневником.

Кстати, о стикерах. Их хорошо использовать как закладки – в книгах, журналах. А вот в качестве «напоминалок» их надо применять «дозированно»: цветные бумажки, развешанные по периметру монитора, а то и по всему столу, служат мощным отвлекающим фактором. Лучше делай записи в ежедневнике. Но если без стикеров ты не можешь, то наклеивай не больше 5–7. Большее количество наш мозг просто не способен воспринимать.

Постарайся разделить рабочее пространство на зоны. определи место для папок с документами, ежедневника. Можешь сделать маленький «личный уголок», где будет стоять фото любимой собаки, чашка для кофе. Важно, чтобы вещи знали свое место и не «гуляли» по всему столу, создавая хаос.

Зонирование, точнее, структурирование, проведи и в компьютере. Разгребание информационных завалов – подвиг, но он того стоит. Для каждого проекта заведи отдельную папку, в ней храни подпапки по задачам. Неактуальную информацию архивируй.

В поддержку офисным сотрудникам

  • Чтобы избежать болей в пояснице, на стул в зону прогиба спины положи небольшую подушку.
  • Подставка для ног даст необходимый угол в 90 градусов и предотвратит проблемы с коленями.
  • При работе за компьютером клади кисть на специальную подушечку – избежишь «туннельного синдрома».

Я все записываю

Ты переживаешь, что не успеешь что-то сделать, думаешь о том, что нужно не забыть... Все это сильно отвлекает от работы и не дает спокойно жить. В итоге все равно ты что-то упускаешь, еще больше нервничаешь, злишься на себя. Как справиться с тревожностью и успеть все сделать в срок? Спасет планирование.

1. ВЕДИ ЕЖЕДНЕВНИК. Он помогает структурировать работу и контролировать саму себя. Задачи записывай каждый день по мере поступления, а вечером, уходя с работы, проверь, что нужно сделать завтра. Ничего? Странно? Задержись на пять минут – и запланируй. Так ты избавишься от навязчивых мыслей о том, что ты чего-то не успеешь или забудешь.

2. ВЫДЕЛЯЙ ДЕЛА, НАЗНАЧЕННЫЕ НА ОПРЕДЕЛЕННОЕ ВРЕМЯ. Совещание, встреча с клиентом – все то, что важно не пропустить: отмечай их маркером или как-то еще. Если у тебя таких мероприятий много, можешь разбить страницу ежедневника на две части, озаглавив их, например, «№ 1» и «№ 2». В первую записывай то, где есть четкая привязка ко времени (можешь их дублировать напоминалками в телефоне), во вторую – остальное.

3. РАССТАВЬ ПРИОРИТЕТЫ. Со сложными и неприятными делами расправляйся с утра, когда твоя «батарейка» показывает полный заряд. Такие задачи можешь пометить, например, молнией. Восклицательным знаком обозначь дела, которые надо выполнить обязательно, иначе будет ай-яй-яй. Улыбающуюся рожицу поставь напротив того, что хорошо бы сделать, но не горит. Нейтральным смайликом отметь задачи, направленные на долгосрочную перспективу, не требующие немедленного исполнения. Кстати, срочные и несрочные дела, так же как сложные и простые, должны чередоваться. Если ты непомерно нагрузишь себя или распишешь свой день по минутам и не сможешь выполнить намеченное, то отклонение от графика сильно тебя расстроит, а в любом деле главное – позитивный настрой.

4. ВЫПОЛНИВ ДЕЛО, ВЫЧЕРКНИ ЕГО ИЗ СПИСКА. Это простое действие вдохновляет, ведь ты справилась с задачей – это маленькая победа. Главное, планировать свою жизнь, а не пускать на самотек.

Фото: ShutterStock/Fotodom.ru.

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

10 крупных секс-скандалов шоу-бизнеса, не считая Пи Дидди 10 крупных секс-скандалов шоу-бизнеса, не считая Пи Дидди

Как звезды теряли свой моральный облик и к чему это приводило

Maxim
Вечный рыцарь Вечный рыцарь

Тюрьма, безумцы и Христос: краткая история «Дон Кихота»

Weekend
История разводов в России История разводов в России

Как в Древней Руси избавлялись от неверных мужей и жен?

Лиза
5 новых технологий, которые радикально изменят современный автопром 5 новых технологий, которые радикально изменят современный автопром

Современные автомобили давно стали гаджетами на колесах. Но что впереди?

РБК
Решиться стать родителями Решиться стать родителями

Радмила Хакова о том, как она пять лет готовилась к рождению дочери

Afternoon Seasons of life
3 важные фразы, которые помогут вам с партнером стать ближе 3 важные фразы, которые помогут вам с партнером стать ближе

Некоторые, казалось бы, совсем простые фразы, могут быть очень важными

Psychologies
Sarissa морская Sarissa морская

Я не припомню, чтобы на одну лодку обрушился такой ливень из десяти наград

Y Magazine
Как перестать беспокоиться о том, что думают другие: 11 советов Как перестать беспокоиться о том, что думают другие: 11 советов

Как перестать волноваться из-за мнений окружающих по поводу вашей персоны

Psychologies
Колбаса и хлеб на ветках: топ необычных деревьев с самыми странными плодами Колбаса и хлеб на ветках: топ необычных деревьев с самыми странными плодами

Могут ли на деревьях расти огурцы?

ТехИнсайдер
Эффект сеульского красавца: почему актеры и певцы из Кореи так нравятся девушкам Эффект сеульского красавца: почему актеры и певцы из Кореи так нравятся девушкам

Почему актеры и певцы из Кореи так привлекательны для женщин?

Psychologies
Секрет безупречного внешнего вида: 3 устройства, которые избавят вещи от складок Секрет безупречного внешнего вида: 3 устройства, которые избавят вещи от складок

Есть три прибора, которые позволяют убрать складки на одежде без усилий

CHIP
Дикие павианы не прошли зеркальный тест Дикие павианы не прошли зеркальный тест

Исследователи провели зеркальный тест на диких медвежьих павианах

N+1
Как перестроить компанию, которая не перестраивается Как перестроить компанию, которая не перестраивается

Почему перемены нужны предприятиям?

Inc.
«Поговорите со своим страхом»: 3 совета, как психологически подготовиться к смене работы «Поговорите со своим страхом»: 3 совета, как психологически подготовиться к смене работы

Разбираемся, как безболезненно сменить род или место деятельности

Psychologies
Маленькая выставка большого художника Маленькая выставка большого художника

Почему выставка «Алексей Моргунов. Среди первых» не только о конкретном авторе

Наука и жизнь
Гений места Гений места

Кто придумал создать музей-квартиру барабанщика группы «Кино» Георгия Гурьянова

Собака.ru
Крещение Крещение

Крещение: история светлого праздника (и при чем тут обряд купания в проруби)

Лиза
Закупились отечественным Закупились отечественным

Госзакупки российских автомобилей выросли на 9% в 2024 г.

Ведомости
По цене дубовой рощи и годового оброка: сколько стоили балы в Российской империи По цене дубовой рощи и годового оброка: сколько стоили балы в Российской империи

Как организовывали императорские и городские балы в XIX и XX веках?

Forbes
Татьяна Ходот Татьяна Ходот

Преподавательница геометрии Татьяна Ходот всю блокаду провела в Ленинграде

Собака.ru
Звуковой удар Звуковой удар

Датчанин Торбен Ульрих – один из самых оригинальных игроков в истории тенниса

Ведомости
Частная жизнь при абсолютной монархии. Отрывок из книги Марии Неклюдовой Частная жизнь при абсолютной монархии. Отрывок из книги Марии Неклюдовой

Как при Людовике XIV сформировалось понятие частной жизни

СНОБ
Сразу две частные компании стартовали к Луне на одной ракете Сразу две частные компании стартовали к Луне на одной ракете

Две частные фирмы запустили аппараты на Луну в ракете SpaceX Falcon 9

ТехИнсайдер
Все хотят убить писателя Все хотят убить писателя

С жизнью Юрия Домбровского связано множество мифов...

Дилетант
Сколько в среднем живут собаки и зависит ли это от породы Сколько в среднем живут собаки и зависит ли это от породы

Какова же средняя продолжительность жизни собак разных пород?

ТехИнсайдер
Ольга Хохлова: «Михалков зашел в гримерку, я так разволновалась, что кинулась ему на грудь и расцеловала...» Ольга Хохлова: «Михалков зашел в гримерку, я так разволновалась, что кинулась ему на грудь и расцеловала...»

Я учусь смиряться, принимать себя

Коллекция. Караван историй
Бородатый анекдот Бородатый анекдот

«Почему, чёрт возьми, развалился Советский Союз?»

Дилетант
«Оправдываться не следует» «Оправдываться не следует»

Андропов был зол на тупоголовых генералов, совсем не думающих о большой политике

Дилетант
«Гой еси», поклоны до земли и вежество богатырей: каким был этикет русского Средневековья «Гой еси», поклоны до земли и вежество богатырей: каким был этикет русского Средневековья

Считается, что первым, кто взялся за воспитание народа, был Петр I. Так ли это?

ТехИнсайдер
Плюшеголовые сойки не сумели воспользоваться инструментом Плюшеголовые сойки не сумели воспользоваться инструментом

Плюшеголовые разноцветные сойки не могут решить задачу с инструментами

N+1
Открыть в приложении