Почему не стоит использовать в деловой переписке капслок и сокращения?

ForbesБизнес

Без «пжлст», мемов и капслока: правила делового общения в мессенджерах

Екатерина Котова

Фото Getty Images

Пандемия и удаленная работа привели к тому, что деловое общение почти полностью перешло в онлайн. Поначалу ни компании, ни руководители, ни сотрудники не понимали, как грамотно выстраивать взаимодействие в интернете. Но постепенно сформировался цифровой этикет, регулирующий правила делового общения в онлайн-среде. О том, почему не стоит использовать в деловой переписке капслок, сокращения вроде «пжлст» и «очхор» и разбивать фразы в предложении на отдельные сообщения, в колонке для Forbes рассказывает управляющий консультант рекрутинговой компании Hays Екатерина Котова.

Самыми популярными мессенджерами для делового общения сегодня являются Telegram, WhatsApp и Microsoft Teams. Реже — Viber. Это удобно, чтобы оперативно решать вопросы. Главное, чтобы запросы и ответы в мессенджерах были короткими, четкими, по сути. При этом — это все же деловое общение, о чем многие быстро забывают.

В моей практике есть масса комичных и не только примеров. Например, однажды кандидат решил, что если мы перешли в WhatsApp, то это означает, что мне необходимо знать все детали о его жизни в выходные. Конечно, нет ничего плохого в фотографиях новых санок для детей или красиво упакованных подарков для Нового года, но все же важно разделять рабочее и личное. Если так делать не получается, то у собеседника может возникнуть вопрос: «А насколько человек осознает серьезность рабочих процессов?». Кроме того, вторжение в личное пространство без приглашения часто вызывает лишь желание устраниться из беседы.

Как общаться в мессенджерах

В крупных российских компаниях зачастую больше формализма — и в документах, и в устном общении. Особенно между руководителями и линейным персоналом. Нередки случаи, когда даже в мессенджерах обращаются по имени-отчеству. А вот в пределах одного грейда (сообщества между сотрудниками одинаковых позиций и должностей, например, между менеджерами) общение может быть более демократичным, свободным. Особенно если это высокотехнологичные IT-компании. Западные компании подходят к общению еще более гибко, но и при взаимодействии с их представителями все же важно избегать панибратства и неформального стиля.

Чтобы не вызывать взаимного недовольства, имеет смысл соблюдать несколько простых правил деловой переписки в мессенджерах.

  • Первое — выражайте мысли без лишних эмоций. Они в деловом общении отпугивают, здесь нужна сдержанность. Не стоит увлекаться смайликами, стикерами и анимационными картинками. И нужно отказаться от прописных букв (капслока) — они воспринимаются как слишком громкая речь и могут вызвать неприязнь. Также всеми любимые мемы не слишком подходят для ответов на важные вопросы. Однажды кандидат на роль руководителя юридического департамента получил от нанимающей стороны забавную картинку в ответ на вопрос, стоит ли рассчитывать на обратную связь до конца недели. Кандидата это очень расстроило, для него вопрос был очень важным, и он воспринял такой ответ как несерьезное отношение к себе и в дальнейшем отказался от конкурса, хотя, как оказалось, в этом человеке была заинтересованность.
  • Второе правило — не разбивайте фразы в предложении или словосочетании на отдельные сообщения. Ведь человек каждый раз будет получать новые уведомления. Собеседник лучше среагирует на одно сообщение, чем на несколько подряд, каждое из которых будет раздражать его своим звуковым сигналом.
  • Третье — пишите в мессенджеры по деловым вопросам во время общепринятого рабочего дня, примерно с 9:00 до 19:00. Безусловно, могут возникать срочные важные вопросы, требующие немедленного рассмотрения. Но если дело терпит до завтра, лучше проявить такт и отправить сообщение на следующий день. Одной из ключевых проблем во время удаленной работы стала сложность разделения времени на рабочее и личное. Сейчас многие учатся более эффективно выстраивать свой график и соблюдать work-life баланс, а бесконечное вечернее или ночное обсуждение рабочих вопросов явно будет этому мешать.

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

9 страшных грехов офисной переписки 9 страшных грехов офисной переписки

Что раздражает в рабочих письмах больше всего?

Psychologies
9 1/2 фактов о Казахстане, которые ты скорее всего не знал 9 1/2 фактов о Казахстане, которые ты скорее всего не знал

Прочитай эти факты и наконец-то перестань путать Казахстан с Татарстаном!

Maxim
Ни побеждённых, ни победителей Ни побеждённых, ни победителей

Сергей Витте оказался куда более умелым дипломатом, чем Комура Дзютаро

Дилетант
Человек на задворках Человек на задворках

Анна Толстова о поколении «Плеяды» и выставке «За фасадом эпохи»

Weekend
Продуктовые карточки, талоны, чеки: история платежных суррогатов СССР Продуктовые карточки, талоны, чеки: история платежных суррогатов СССР

Талоны, купоны, карточки — эти бумажки или дополняли деньги, или заменяли их

Maxim
Цифровой буст: как с помощью digital-инструментов ускорить бизнес Цифровой буст: как с помощью digital-инструментов ускорить бизнес

Как автоматизировать свой бизнес в Интернете?

Популярная механика
МиГ-35/35Д: как устроен российский многофункциональный истребитель МиГ-35/35Д: как устроен российский многофункциональный истребитель

Истребитель разрабатывался на основе палубного самолета

Популярная механика
Я в домике Я в домике

С дефицитом шале в Куршевеле покончено — «Татлер» выдыхает с облегчением

Tatler
Как научить детей самому важному Как научить детей самому важному

Какие механизмы нужно задействовать, чтобы привить детям полезные навыки

СНОБ
Владимир Евсеев Владимир Евсеев

На счету Владимира Васильевича Евсеева 18 экспедиций в Арктику и Антарктику

Собака.ru
Откуда взялся «налог на вклады больше миллиона» и кому придется его платить Откуда взялся «налог на вклады больше миллиона» и кому придется его платить

Объясняем на пальцах, сколько денег и за что отдадут рачительные вкладчики

Maxim
Игра фактур Игра фактур

Современный, функциональный интерьер с яркими акцентами

SALON-Interior
Как не переесть во время новогодних праздников Как не переесть во время новогодних праздников

Планируем меню и уменьшаем размер посуды

GQ
Невероятный медицинский случай: в головном мозге мужчины обнаружили «островок» плесени. Пациент при этом выжил Невероятный медицинский случай: в головном мозге мужчины обнаружили «островок» плесени. Пациент при этом выжил

«Честно говоря, я не могу поверить, что ты жив»

Популярная механика
Мои третьи роды Мои третьи роды

История нашей героини о том, как она забеременела и родила третий раз

9 месяцев
11 упражнений с гирей для новичков и профессиональных спортсменов 11 упражнений с гирей для новичков и профессиональных спортсменов

Тренировки с гирей улучшают общее состояние организма

РБК
Стесняюсь спросить: несколько вопросов о неприятном запахе изо рта Стесняюсь спросить: несколько вопросов о неприятном запахе изо рта

С проблемой не очень свежего дыхания периодически сталкивается каждый

Esquire
Как бороться с сезонным аффективным расстройством? Как бороться с сезонным аффективным расстройством?

Как справиться с сезонной хандрой?

Популярная механика
Всё о состоянии здоровья Анастасии Заворотнюк – правда и мифы Всё о состоянии здоровья Анастасии Заворотнюк – правда и мифы

Как Анастасия Заворотнюк борется с онкологией, развенчиваем мифы

Cosmopolitan
Помощь рядом Помощь рядом

Каждый третий человек хотя бы раз в месяц пользуется виртуальным помощником

GQ
Песенка смета Песенка смета

Разбираемся в масштабной афере с авторскими правами на YouTube

Esquire
Как избавиться от эмоционального багажа: 11 методов Как избавиться от эмоционального багажа: 11 методов

Чтобы жить и чувствовать себя счастливым, необходимо разобраться с прошлым

РБК
Диоксид олова помог сделать эффективные перовскитные солнечные элементы Диоксид олова помог сделать эффективные перовскитные солнечные элементы

Скорость нежелательной безызлучательной рекомбинации снизилась на 80 процентов

N+1
Стратегия Юсупова: почему русский князь был коллекционером искусства новой формации Стратегия Юсупова: почему русский князь был коллекционером искусства новой формации

Как покупали искусство 250 лет назад

Forbes
Колючее лечение Колючее лечение

Правда и мифы про иглоукалывание

Лиза
10 способов меньше мерзнуть 10 способов меньше мерзнуть

10 верных способов сделать свою жизнь в ближайшие месяцы немного теплее

РБК
Мэри Поппинс была права: как скрасить надоевшую рутину маленькими удовольствиями Мэри Поппинс была права: как скрасить надоевшую рутину маленькими удовольствиями

Как увязать пользу с искушением и удовольствием, используя совет Мэри Поппинс

Forbes
Валерия Ободзинская: Валерия Ободзинская:

Валерия Ободзинская рассказывает о своем отце Валерии Ободзинском

Караван историй
Художественный салон Художественный салон

Реставрация пентхауса в доме начала XX века

AD
Свет далеких планет: как образовалась и почему исчезла «Планета Голливуд» Свет далеких планет: как образовалась и почему исчезла «Планета Голливуд»

Как «Планета Голливуд» должна была разрастись до планетарного масштаба

Esquire
Открыть в приложении