Как использовать на практике тайм-менеджмент

ЛизаБизнес

Четко по расписанию

Как использовать на практике тайм-менеджмент

Если говорить поэтично, тайм-менеджмент – это искусство распределения своего времени между разными задачами и целями так, чтобы достичь максимальной эффективности. Сейчас в обществе замечен культ работы. Люди днями и ночами работают, а в выходные берут подработки. Они стремятся достичь успеха, признания и материального благополучия. Но забывают, что это тесно связано с выгоранием, психологическими проблемами и ухудшением качества жизни. Как соблюсти баланс, все успеть и не сойти с ума?

Основные принципы

Тайм-менеджмент не заключается в следовании каким-то строгим правилам или алгоритмам. Он основывается на общих принципах, которые можно адаптировать к своей ситуации и стилю жизни. Вот некоторые из них.

Выбирай конкретные цели. Без определенных задач ты можешь потерять направление и потратить время на ненужные вещи. Сформулируй их четко, конкретно, измеримо. Например, не «хочу похудеть», а «хочу сбросить 5 кг за 3 месяца».

Определи приоритеты. Работай над задачами, которые имеют наибольший приоритет. Можно использовать для этого матрицу Эйзенхауэра, которая делит задачи на 4 категории: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные. Сосредоточься на важных и срочных задачах, планируй важные и несрочные задачи, делегируй или откладывай неважные и срочные задачи, отказывайся от неважных и несрочных задач.

Используй время эффективно. Определи свои «часы пик» и работай в это время над задачами, которые требуют максимальной концентрации. Сосредотачивайся на одной задаче за раз, избегая многозадачности и отвлекающих факторов. Используй техники, такие как «помидор» (работа по 25 минут с 5-минутными перерывами).

Управляй временем. Не допускай, чтобы другие люди или внешние факторы отвлекали тебя от выполнения задач. Записывай задачи, результаты, время и затраты. Это поможет контролировать прогресс, анализировать эффективность, находить проблемы и улучшать свои навыки. Используй для комфорта бумажные или электронные ежедневники, календари, таймеры и трекеры. Помни, что управление временем – это процесс, который требует постоянной практики и совершенствования. Не бойся экспериментировать и выбирать те методы, которые наиболее подходят именно тебе. Учти, что каждый человек уникален, и то, что работает для одного, может не подойти другому. Главное – не останавливайся на достигнутом и продолжай развиваться в этой области.

Выбираем методы

Можно попробовать все из них, чтобы найти «свой» вариант. Вот эти методы точно могут помочь тебе стать более продуктивной.

GTD (Getting Things Done). Предполагает разделение задач на несколько категорий: проекты, задачи, делегирование, отложенные задачи и т. д.

SMART. Означает: Specifi c (конкретный), Measurable (измеримый), Achievable (достижимый), Relevant (релевантный), Time-bound (ограниченный по времени). Данный метод формулирования целей помогает сделать их более реалистичными и мотивирующими.

ALPEN. Это аббревиатура от Aufgaben (задачи), Länge (длительность), Puff erzeiten (время на непредвиденные обстоятельства), Entscheidungen (решения), Nachkontrolle (проверка). Это метод планирования дня, который предполагает записывать задачи, оценивать время на каждую, добавлять запасное время на случай задержек или проблем, принимать решения о приоритетах и порядке исполнения задач, проверять выполнение в конце дня.

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ПО ХРОНОТИПУ. Этот метод подходит для тех, кто хочет составить свой идеальный распорядок дня. Клинический психолог Майкл Бреус выделяет четыре хронотипа, у каждого из которых есть свои особенности.

Медведи. Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.

Львы. Они могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уходить на боковую им лучше до 22:30.

Волки. Тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.

Дельфины. Люди с беспокойным режимом сна, поэтому, даже если они встают с 6 до 10, могут легко снова заснуть. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за 2 часа до сна. Пик их активности – с 10 до 18 часов.

КАНБАН. Это метод организации работы, который помогает распределить нагрузку между сотрудниками и выполнить задачи вовремя. Он также помогает не забывать о важных делах и следить за темпом работы. Классический канбан представляет собой таблицу с 3 столбцами: «Нужно сделать», «В работе», «Сделано».Количество столбцов может быть изменено в зависимости от этапов, а названия столбцов могут быть изменены по усмотрению. Все задачи по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере. Затем они переносятся из одного столбца в другой, пока не будут выполнены. Благодаря такому методу можно легко отслеживать прогресс! Внедрение канбан – отличный способ повысить эффективность работы и улучшить коммуникацию в коллективе и для самого себя.

Экстремальный график

Бытует мнение, что для достижения максимальной продуктивности нужно работать по экстремально насыщенному графику. Якобы, чем больше сделаешь и успеешь, тем лучше. На самом деле плотный график без перерывов и отдыха может привести к быстрому переутомлению, выгоранию, стрессу и снижению производительности. Психологи рекомендуют избегать такого подхода, так как он нарушает баланс между работой и личной жизнью, не дает возможности восстановить ресурсы. Выбирай реалистичные и приоритетные задачи, делай перерывы, спи достаточно, старайся выделять время для развлечений и общения.

Инструменты в помощь

Одним из важных аспектов тайм-менеджмента является выбор подходящих инструментов, которые помогут контролировать время и эффективно планировать действия. Существует множество приложений, книг и курсов, которые обещают научить мастерству тайм-менеджмента, но не все они одинаково полезны. Поэтому будь критичной и выбирай те инструменты, которые соответствуют твоему образу жизни, потребностям и ценностям.

✽ Например, если ты предпочитаешь визуальное представление своих задач и проектов, отдавай предпочтение приложениям, которые используют диаграммы, графики, календари и списки. Такие приложения помогают видеть прогресс, определять приоритеты и отслеживать сроки. Некоторые из популярных приложений – Trello, Asana, Todoist и Google Calendar.

✽ Если же ты склонна к аналитическому мышлению и любишь работать с данными, то тебе понравятся приложения, позволяющие измерять и анализировать свое время, эффективность и результаты, – это RescueTime, Toggle Track, Clockify и Forest.

Подведем итоги

Тайм-менеджмент – это не цель сама по себе. Это инструмент для достижения личных и профессиональных целей. Поэтому важно не только выбирать и использовать подходящие приложения, но и регулярно пересматривать и корректировать свои планы, а также отдавать себе отчет в том, зачем ты это делаешь. Только так ты сможешь применять тайм-менеджмент с умом и получать от него максимальную пользу!

Хочешь стать одним из более 100 000 пользователей, кто регулярно использует kiozk для получения новых знаний?
Не упусти главного с нашим telegram-каналом: https://kiozk.ru/s/voyrl

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Умный сон: 17 правил на каждую ночь Умный сон: 17 правил на каждую ночь

Как наладить свой сон?

Новый очаг
Аутизм аутизму рознь: 3 формы расстройства по степени тяжести Аутизм аутизму рознь: 3 формы расстройства по степени тяжести

Какие формы расстройства аутистического спектра существуют?

Psychologies
Ты моя хорошая Ты моя хорошая

Какие качества необходимы сегодня настоящей подруге?

VOICE
«Возвращение в кафе “Полустанок”». Отрывок из романа Фэнни Флэгг «Возвращение в кафе “Полустанок”». Отрывок из романа Фэнни Флэгг

Глава из «Возвращения в кафе “Полустанок”» про обаяние американской провинции

СНОБ
Женский синдром. ПМС: можно ли обмануть организм и как облегчить состояние в этот период Женский синдром. ПМС: можно ли обмануть организм и как облегчить состояние в этот период

ПМС – это не просто плохое настроение, а множество серьезных сигналов организма

Лиза
Странствие по странностям Странствие по странностям

Все ли со мной в порядке? Почему мои близкие так странно себя ведут?

Psychologies
Издать любой ценой Издать любой ценой

У разных исторических периодов – свои «главные» энциклопедии

Вокруг света
Вот как в Хеттской империи сохраняли языковое богатство! Археологи установили ранее неизвестный язык Вот как в Хеттской империи сохраняли языковое богатство! Археологи установили ранее неизвестный язык

Хетты использовали мультикультурализм для достижения политической стабильности

ТехИнсайдер
Плюсы и минусы 5 способов эпиляции, которые помогут вам сделать выбор Плюсы и минусы 5 способов эпиляции, которые помогут вам сделать выбор

Выбираете между несколькими видами избавления от нежелательных волос?

Psychologies
Приятно познакомиться: 6 вещей, которые ты должна знать о своей зубной щетке Приятно познакомиться: 6 вещей, которые ты должна знать о своей зубной щетке

Как правильно выбрать, использовать и ухаживать за зубной щеткой?

VOICE
Спасение внутреннего ребенка. О новом фильме Мишеля Гондри «Книга решений» Спасение внутреннего ребенка. О новом фильме Мишеля Гондри «Книга решений»

Каким получился новый фильм «Книга решений» Мишеля Гондри

СНОБ
В регби без травм и через Госуслуги: у жесткого вида спорта будет безопасная версия В регби без травм и через Госуслуги: у жесткого вида спорта будет безопасная версия

Как сделать регби более популярным у молодежи?

Forbes
Как долго алкоголь остается в организме. Вы удивитесь! Как долго алкоголь остается в организме. Вы удивитесь!

Спиртное задерживается в нашем теле дольше, чем вы могли подумать

ТехИнсайдер
Вспомнить все: 5 частых ситуаций, которые станут проще с Google Lens Вспомнить все: 5 частых ситуаций, которые станут проще с Google Lens

Сервис умного поиска по фотографиям пригодится на улице, в магазинах и в лесу

ТехИнсайдер
Почему до сих пор не удалось найти дно у Бездонного озера — главной загадки Подмосковья? Почему до сих пор не удалось найти дно у Бездонного озера — главной загадки Подмосковья?

Вот уже почти 200 лет русские исследователи пытаются отыскать в Бездонном... дно

ТехИнсайдер
Что делать, если обувь оказалась велика: 5 эффективных решений проблемы Что делать, если обувь оказалась велика: 5 эффективных решений проблемы

Можно ли каждый день ходить в ботинках, которые велики?

ТехИнсайдер
Биометрическая идентификация: миф или реальность? Биометрическая идентификация: миф или реальность?

Биометрическая идентификация: что это, насколько она безопасна и удобна

Наука и техника
У биологов не получилась мышь с крысиным сердцем и сосудами У биологов не получилась мышь с крысиным сердцем и сосудами

Испанские исследователи отработали методику создания химерных мышей

N+1
Где ты работаешь? Где ты работаешь?

Организуй пространство вокруг себя, и даже дедлайны будет соблюдать легче!

VOICE
Восточный ветер Восточный ветер

Dongfeng – это вам не какой-то стартап, а компания более чем заслуженная

Автопилот
Бензин вместо дизеля. Что будет, если заправить автомобиль не тем топливом Бензин вместо дизеля. Что будет, если заправить автомобиль не тем топливом

Что нужно делать, если вы залили в бензобак дизельное топливо?

4x4 Club
Свобода в союзе с гильотиной Свобода в союзе с гильотиной

Начиналась революция во Франции красиво — с Декларации прав человека

Дилетант
Археолог изготовила минеральные краски палеолитическими методами Археолог изготовила минеральные краски палеолитическими методами

Археолог Ксения Степанова провела несколько полезных экспериментов

N+1
Александр Олешко: «Гурченко этой фразой давала мне шанс исправить ситуацию...» Александр Олешко: «Гурченко этой фразой давала мне шанс исправить ситуацию...»

Александр Олешко — о Валентине Леонтьевой, любви к дикторам и телевидении

Коллекция. Караван историй
Как похудеть на... 10 лет Как похудеть на... 10 лет

Как распрощаться не только с лишним весом, но и с «лишним» возрастом?

Лиза
Дети Мио Дети Мио

Единственный в России фонд, помогающий мальчикам с миодистрофией Дюшенна

Robb Report
Заводим собаку? 6 причин, по которым тебе это делать точно не надо Заводим собаку? 6 причин, по которым тебе это делать точно не надо

Решаться стать собачником на эмоциях точно нельзя. И вот почему

Лиза
На маленьком плацу На маленьком плацу

Как один лейтенант довел целую империю до политического кризиса

Weekend
По дому гуляет По дому гуляет

Василий Дубинин раскрыл страшную мужскую тайну

VOICE
Ветер в голове Ветер в голове

Что происходит у подростка в голове? Спойлер – это похоже на ядерный взрыв

Здоровье
Открыть в приложении