Истории малого бизнеса, который на ощупь выстраивал управление задачами

Inc.Бизнес

Изнанка малого бизнеса: как структурировать процессы с первого дня

Текст: Наталия Владимирова. Иллюстрации: Анастасия Голикова

Сначала вроде все просто: договорились в чате, зафиксировали в табличке, сделали или не сделали. Но стоит появиться десятку новых сотрудников — и система трещит по швам, в бизнесе нарастает хаос. Выстраивать структуру и начинать использовать трекинг нужно с «детства», чтобы не было мучительно больно переносить тысячи задач и приучать несколько отделов к организации. Мы собрали истории малого бизнеса, который на ощупь выстраивал управление задачами и процессами, ошибался, начинал заново и, наконец, находил то, что работает.

Что скрывается за картинкой

То, что мы видим в соцсетях — счастливые посетители кафе или салона красоты — обложка малого бизнеса. За этим стоят нескончаемые переписки, горы задач и вечное чувство, что «мы опять забыли это обсудить». Внутри — «офисный подвал», где многое держится на памяти, взаимовыручке и сотне негласных договоренностей. И это неплохо работает до тех пор, пока вы не вырастаете или не доходите до первого серьезного кризиса.

«Чем меньше бизнес, тем чаще он живет на личных договоренностях, — комментирует основатель проекта «Организационная динамика», эксперт-практик в области организационного развития, управления и психологии Оксана Титова. — Все решается «по ходу», «по-человечески». Пока команда маленькая, это воспринимается как гибкость. Меньше бюрократии, выше скорость. Но с ростом бизнеса напряжение в этой модели начинает накапливаться, задачи срываются. Фиксация договоренностей и задач в календарях или дэшбордах позволяет визуализировать рабочие процессы и снизить уровень хаоса. Часто малые бизнесы боятся формализовать процессы, чтобы «не испортить атмосферу». Но ясность не убивает доверие: чем яснее структура, тем меньше эмоциональных перегрузок и недомолвок в команде».

«Цех85» — крупнейшая сеть пекарен Петербурга и Москвы с собственной франшизой. С 2016 года «Цех85» открыли более 180 кафе-пекарен и продолжают развиваться, расширяя франшизную сеть.

Полтора года назад компания приняла решение расширить ИТ-команду новым подразделением — отделом программной разработки, в том числе, чтобы уйти от зависимости от внешних подрядчиков и ускорить реализацию внутренних инициатив, а именно внутреннего корпоративного портала. Для нового ИТ-подразделения необходим был удобный инструмент для планирования и ведения проектов. Имеющиеся программные продукты, которые использовались для бизнес-процессов в компании, не подходили из-за недостаточной гибкости и отсутствия функционала интеграции с платформами разработки.

Пекарни «Цех85»: как автоматизировать рабочие процессы и безболезненно сменить тикет-систему

«Цех85» — крупнейшая сеть пекарен Петербурга и Москвы с собственной франшизой. С 2016 года «Цех85» открыли более 180 кафе-пекарен и продолжают развиваться, расширяя франшизную сеть.

Полтора года назад компания приняла решение расширить ИТ-команду новым подразделением — отделом программной разработки, в том числе, чтобы уйти от зависимости от внешних подрядчиков и ускорить реализацию внутренних инициатив, а именно внутреннего корпоративного портала. Для нового ИТ-подразделения необходим был удобный инструмент для планирования и ведения проектов. Имеющиеся программные продукты, которые использовались для бизнес-процессов в компании, не подходили из-за недостаточной гибкости и отсутствия функционала интеграции с платформами разработки.

«Цех85» — сеть пекарен и кафе, в которой запуски продуктов происходят постоянно: фестивали, сезонные акции и так далее. Три месяца назад в «Цех85» встал вопрос переноса задач отдела маркетинга из Asana. В системе было более 20 тысяч задач, и управлять ими становилось все неудобнее. Как об этом написано выше, команде требовался инструмент, более устойчивый к масштабированию и лучше подходящий для взаимодействия с другими отделами. Был выбран Яндекс Трекер.

«Появляется, например, у нас какое-то новое пирожное — и дальше идет цепочка задач: соцсети, упаковка, фотосессия, мерч, взаимодействие с блогерами. Все это нужно согласовать и выпустить в срок», — говорят в компании.

Перенос занял два месяца: специалисты внутреннего отдела разработки настроили интеграцию API между Asana и Трекером. В результате все данные были перенесены корректно, и работа отдела маркетинга продолжилась в новой системе — более удобной и эффективной.

ИТ-департамент «Цеха85»

«Нам нужен был гибкий трекер с API и интеграцией с GitLab, GitHub и удобным парсингом задач. Мы рассматривали около 20 продуктов, 6 попробовали, процесс занял около полугода. В итоге остановились на Яндекс Трекере. Удобно, что задачи формируются в очереди, и по каждой очереди задач, как и по каждой доске, можно использовать инструмент, который редко где встречается, в частности, используется в отделе разработки для отслеживания просрочек задач, либо прохождения каких-то задач по ключевым точкам. Это дает прозрачность. Сейчас у нас около полутора тысяч активных задач, они делятся на несколько подразделений и по проектам, которых около 20».

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Лекарство от уныния: как философия помогает бороться с тревогой и внутренней пустотой Лекарство от уныния: как философия помогает бороться с тревогой и внутренней пустотой

Почему в мире бесконечных возможностей мы все чаще чувствуем тревогу, пустоту?

Forbes
Как продлить жизнь букету цветов: актуальный лайфхак к 1 сентября Как продлить жизнь букету цветов: актуальный лайфхак к 1 сентября

Как продлить жизнь растениям в вазе с научной точки зрения?

ТехИнсайдер
Давай мириться Давай мириться

7 вещей, которые нельзя делать после ссоры с любимым

Лиза
Сергей Лазарев: «Я мало кого пускаю в свою семью» Сергей Лазарев: «Я мало кого пускаю в свою семью»

Актер и певец Сергей Лазарев – о своих правилах воспитания детей

Здоровье
Сложные чувства Сложные чувства

7 признаков того, что ты эмоционально привязана, а не любишь

Лиза
3 бизнес-ошибки сооснователя страховой компании «Лучи» Михаила Беляндинова 3 бизнес-ошибки сооснователя страховой компании «Лучи» Михаила Беляндинова

Сооснователь страховой компании — о том, куда не стоит распылять ресурсы

Inc.
Названые братья Названые братья

Почему природа, так любящая разнообразие, иногда плодит «клоны»

Наука и жизнь
AvtoRevizorro рассказал, как работают автоскамеры нового поколения AvtoRevizorro рассказал, как работают автоскамеры нового поколения

AvtoRevizorro раскрыл схему обмана клиентов через благотворительность

РБК
Чертополох в золоте: как заработать на украшениях из листьев и растений Чертополох в золоте: как заработать на украшениях из листьев и растений

Как не просто сохранить, но и масштабировать хендмейд бизнес

Inc.
Nkeeei: «Хочется в темпе событий успевать по-человечески жить» Nkeeei: «Хочется в темпе событий успевать по-человечески жить»

Музыкант nkeeei — о сольном творчестве и работе вместе с uniqe и ARTEM SHILOVETS

ЖАРА Magazine
Верю – не верю Верю – не верю

Что такое эзотерика, и в каком случае она может навредить

Лиза
Лофт для гедониста Лофт для гедониста

Элементы экстерьера получили продолжение в оформлении интерьера в стиле лофт

Идеи Вашего Дома
Вадим Селезнев Вадим Селезнев

Вадим Селезнев: вместе с однокурсником шесть лет играл в команде КВН DasISTfak’t

Правила жизни
Чем известен убитый союзник Дональда Трампа Чарли Кирк Чем известен убитый союзник Дональда Трампа Чарли Кирк

Мученик-трампист Чарли Кирк был консерватором, популярным среди молодежи

Ведомости
Рим триумвиров Рим триумвиров

Враги Цезаря, Помпея и Красса простецки звали эту троицу «трехглавым чудовищем»

Знание – сила
Мария Стерникова о Валерии Носике: «Он был человеком необыкновенной доброты и света» Мария Стерникова о Валерии Носике: «Он был человеком необыкновенной доброты и света»

«Он, как волшебник, прилетал ненадолго со съемок, а внизу его уже ждала машина»

Коллекция. Караван историй
Свобода творчества Свобода творчества

По-настоящему яркий, неординарный интерьер

SALON-Interior
Исследование: как пустынная пыль влияет на образование облаков и климат Исследование: как пустынная пыль влияет на образование облаков и климат

Как пустыни влияют на формирование облаков?

ТехИнсайдер
Всех нужнее и дороже Всех нужнее и дороже

Почему добро может повернуться неожиданной стороной ко всем участникам действа

VOICE
Они живут машинами Они живут машинами

10 автомобильных инфлюенсеров, на которых стоит подписаться

Men Today
Звездная мама Звездная мама

Как проявления твоего материнства зависят от знака зодиака

Лиза
Город-сказка Город-сказка

Как архитектура будущего осталась в прошлом

Weekend
Современный баланс Современный баланс

Проект этой квартиры призван воплотить идею уютного и функционального жилья

Идеи Вашего Дома
«Малые дела» для «малой родины» «Малые дела» для «малой родины»

Земские школы как образовательный проект

Знание – сила
«Я жесткая визуалка и обожаю сочетание интересной личности и красоты» «Я жесткая визуалка и обожаю сочетание интересной личности и красоты»

Режиссер Стася Толстая о съемках «Семейного счастья» и о счастье съемок

Weekend
Фрагмент истории Фрагмент истории

Интерьер, в котором сохранили стену с аутентичной кирпичной кладкой

Идеи Вашего Дома
Олег Минаков: «Рынок дженериков будет замедляться, и мы ставим на биотех» Олег Минаков: «Рынок дженериков будет замедляться, и мы ставим на биотех»

Почему «Озон Фармацевтика» решила сосредоточиться на выпуске биоаналогов

Монокль
Вулкан как туристская достопримечательность Вулкан как туристская достопримечательность

«В провинции Масая имеется огромное огненное жерло, вечно горящее...»

Наука и жизнь
Картошка против лишнего веса Картошка против лишнего веса

Как сбросить до 10 кг на любимом продукте — картошке

Лиза
Тбилисские гости Тбилисские гости

«Наша жизнь состоит из моментов, когда ты встречаешься с друзьями»

Seasons of life
Открыть в приложении