Истории малого бизнеса, который на ощупь выстраивал управление задачами

Inc.Бизнес

Изнанка малого бизнеса: как структурировать процессы с первого дня

Текст: Наталия Владимирова. Иллюстрации: Анастасия Голикова

Сначала вроде все просто: договорились в чате, зафиксировали в табличке, сделали или не сделали. Но стоит появиться десятку новых сотрудников — и система трещит по швам, в бизнесе нарастает хаос. Выстраивать структуру и начинать использовать трекинг нужно с «детства», чтобы не было мучительно больно переносить тысячи задач и приучать несколько отделов к организации. Мы собрали истории малого бизнеса, который на ощупь выстраивал управление задачами и процессами, ошибался, начинал заново и, наконец, находил то, что работает.

Что скрывается за картинкой

То, что мы видим в соцсетях — счастливые посетители кафе или салона красоты — обложка малого бизнеса. За этим стоят нескончаемые переписки, горы задач и вечное чувство, что «мы опять забыли это обсудить». Внутри — «офисный подвал», где многое держится на памяти, взаимовыручке и сотне негласных договоренностей. И это неплохо работает до тех пор, пока вы не вырастаете или не доходите до первого серьезного кризиса.

«Чем меньше бизнес, тем чаще он живет на личных договоренностях, — комментирует основатель проекта «Организационная динамика», эксперт-практик в области организационного развития, управления и психологии Оксана Титова. — Все решается «по ходу», «по-человечески». Пока команда маленькая, это воспринимается как гибкость. Меньше бюрократии, выше скорость. Но с ростом бизнеса напряжение в этой модели начинает накапливаться, задачи срываются. Фиксация договоренностей и задач в календарях или дэшбордах позволяет визуализировать рабочие процессы и снизить уровень хаоса. Часто малые бизнесы боятся формализовать процессы, чтобы «не испортить атмосферу». Но ясность не убивает доверие: чем яснее структура, тем меньше эмоциональных перегрузок и недомолвок в команде».

«Цех85» — крупнейшая сеть пекарен Петербурга и Москвы с собственной франшизой. С 2016 года «Цех85» открыли более 180 кафе-пекарен и продолжают развиваться, расширяя франшизную сеть.

Полтора года назад компания приняла решение расширить ИТ-команду новым подразделением — отделом программной разработки, в том числе, чтобы уйти от зависимости от внешних подрядчиков и ускорить реализацию внутренних инициатив, а именно внутреннего корпоративного портала. Для нового ИТ-подразделения необходим был удобный инструмент для планирования и ведения проектов. Имеющиеся программные продукты, которые использовались для бизнес-процессов в компании, не подходили из-за недостаточной гибкости и отсутствия функционала интеграции с платформами разработки.

Пекарни «Цех85»: как автоматизировать рабочие процессы и безболезненно сменить тикет-систему

«Цех85» — крупнейшая сеть пекарен Петербурга и Москвы с собственной франшизой. С 2016 года «Цех85» открыли более 180 кафе-пекарен и продолжают развиваться, расширяя франшизную сеть.

Полтора года назад компания приняла решение расширить ИТ-команду новым подразделением — отделом программной разработки, в том числе, чтобы уйти от зависимости от внешних подрядчиков и ускорить реализацию внутренних инициатив, а именно внутреннего корпоративного портала. Для нового ИТ-подразделения необходим был удобный инструмент для планирования и ведения проектов. Имеющиеся программные продукты, которые использовались для бизнес-процессов в компании, не подходили из-за недостаточной гибкости и отсутствия функционала интеграции с платформами разработки.

«Цех85» — сеть пекарен и кафе, в которой запуски продуктов происходят постоянно: фестивали, сезонные акции и так далее. Три месяца назад в «Цех85» встал вопрос переноса задач отдела маркетинга из Asana. В системе было более 20 тысяч задач, и управлять ими становилось все неудобнее. Как об этом написано выше, команде требовался инструмент, более устойчивый к масштабированию и лучше подходящий для взаимодействия с другими отделами. Был выбран Яндекс Трекер.

«Появляется, например, у нас какое-то новое пирожное — и дальше идет цепочка задач: соцсети, упаковка, фотосессия, мерч, взаимодействие с блогерами. Все это нужно согласовать и выпустить в срок», — говорят в компании.

Перенос занял два месяца: специалисты внутреннего отдела разработки настроили интеграцию API между Asana и Трекером. В результате все данные были перенесены корректно, и работа отдела маркетинга продолжилась в новой системе — более удобной и эффективной.

ИТ-департамент «Цеха85»

«Нам нужен был гибкий трекер с API и интеграцией с GitLab, GitHub и удобным парсингом задач. Мы рассматривали около 20 продуктов, 6 попробовали, процесс занял около полугода. В итоге остановились на Яндекс Трекере. Удобно, что задачи формируются в очереди, и по каждой очереди задач, как и по каждой доске, можно использовать инструмент, который редко где встречается, в частности, используется в отделе разработки для отслеживания просрочек задач, либо прохождения каких-то задач по ключевым точкам. Это дает прозрачность. Сейчас у нас около полутора тысяч активных задач, они делятся на несколько подразделений и по проектам, которых около 20».

Авторизуйтесь, чтобы продолжить чтение. Это быстро и бесплатно.

Регистрируясь, я принимаю условия использования

Рекомендуемые статьи

Банкротство ИП: от долгов к новому старту Банкротство ИП: от долгов к новому старту

Как проходит банкротство ИП: от условий проведения процедуры до списания долгов

Inc.
Физлицом к рынку Физлицом к рынку

Розничные инвесторы нарастили вложения вдвое, предпочитая облигации акциям

Ведомости
Как Мишель Ся стала миллиардершей, создав компанию по производству лекарств от рака Как Мишель Ся стала миллиардершей, создав компанию по производству лекарств от рака

Как Мишель Ся стала одной из богатейших self-made-женщин в здравоохранении

Forbes
Ничего личного Ничего личного

Как защититься от хейта в Интернете

Лиза
Можно ли плавать в Apple Watch: разбираемся в нюансах умных часов компании Можно ли плавать в Apple Watch: разбираемся в нюансах умных часов компании

Можно ли плавать в Apple Watch? Давайте разбираться. Нюансов здесь хватает

ТехИнсайдер
20 легендарных мультфильмов для всех возрастов, которые должен посмотреть каждый хоть раз в жизни 20 легендарных мультфильмов для всех возрастов, которые должен посмотреть каждый хоть раз в жизни

Мультики, которые стоит посмотреть всем вне зависимости от возраста

Правила жизни
ИИ в школе: инструмент или угроза? ИИ в школе: инструмент или угроза?

Внедрение ИИ — неизбежный этап. Какова будущая роль учителя в новой системе?

Монокль
Свидание с Россией Свидание с Россией

Губернатор Ярославской области — чем заняться и где остановиться в регионе

RR Люкс.Личности.Бизнес.
Познайте себя: выберите фигуру, а мы расскажем, какая профессия вам лучше всего подходит Познайте себя: выберите фигуру, а мы расскажем, какая профессия вам лучше всего подходит

Выберите фигуру и узнайте, в какой области вы могли бы преуспеть

ТехИнсайдер
«Мозг: еда и новизна. Почему нас тянет к новому и вкусному» «Мозг: еда и новизна. Почему нас тянет к новому и вкусному»

Как еда вызывает эмоции

N+1
Упрощать без последствий Упрощать без последствий

Как доказать налоговой, что дробления не было: примеры реальных судебных дел

Монокль
Красота Красота

Новейшие технологии, научные открытия, драгоценные ингредиенты бьюти-индустрии

RR Люкс.Личности.Бизнес.
Мерзлота не вечная: прошлое и настоящее Мерзлота не вечная: прошлое и настоящее

Чем может угрожать таяние вечной мерзлоты, к каким последствиям это приведет?

Знание – сила
«Холодный мир – это наше достояние» «Холодный мир – это наше достояние»

Что такое криосфера? Можно ли использовать знания о ней в повседневной жизни?

Знание – сила
«Я по роду своей профессиональной деятельности всегда говорю про детей…» «Я по роду своей профессиональной деятельности всегда говорю про детей…»

О Русских международных школах и перспективах российского образования за рубежом

Знание – сила
Многофакторность климата Многофакторность климата

Факторы, которые способствуют росту средней температуры в полярных областях

Знание – сила
Как продлить жизнь букету цветов: актуальный лайфхак к 1 сентября Как продлить жизнь букету цветов: актуальный лайфхак к 1 сентября

Как продлить жизнь растениям в вазе с научной точки зрения?

ТехИнсайдер
Колледж учит жизни Колледж учит жизни

Куда идут работать после выпуска из учебного заведения выпускники колледжей

Ведомости
Недообход Хабаровска Недообход Хабаровска

Почему трасса обхода Хабаровска не привела и улучшению автодорожной ситуации

Монокль
Простор для творчества Простор для творчества

Верфь Bilgin Yachts продолжает успешную серию 50‑метровых яхт Bilgin 163

Y Magazine
Визит в страну чучхе: зачем ехать и как не нарушить правила Визит в страну чучхе: зачем ехать и как не нарушить правила

КНДР: невероятно замкнутая и одновременно чарующая страна

ФедералПресс
Не время паниковать: почему осенью волосы начинают выпадать сильнее Не время паниковать: почему осенью волосы начинают выпадать сильнее

Рассказываем, почему осенью волос на расческе остается больше обычного

ТехИнсайдер
Нефтесервис хочет заказов Нефтесервис хочет заказов

Почему растет выручка нефтесервисных компаний

Ведомости
Рим триумвиров Рим триумвиров

Враги Цезаря, Помпея и Красса простецки звали эту троицу «трехглавым чудовищем»

Знание – сила
Искусство Искусство

Главные тренды и события мирового арт-рынка за 2025 год

RR Люкс.Личности.Бизнес.
Временно недоступен Временно недоступен

Как паузы от рабочих звонков и чатов помогают повысить продуктивность работы

Ведомости
Айсен Николаев о новых проектах: «Равных Якутии по красоте и масштабным мероприятиям не найти» Айсен Николаев о новых проектах: «Равных Якутии по красоте и масштабным мероприятиям не найти»

Глава Якутии Айсен Николаев — о главных достижениях и планах на ближайшие годы

ФедералПресс
Что у Intel инсайд? Что у Intel инсайд?

В надежде спасти Intel Трамп покупает пакет компании. Кажется, это жест отчаяния

Монокль
Корабль с игрушками Корабль с игрушками

Чем заняться в чартере? Вопрос на первый взгляд кажется риторическим

Y Magazine
Гравитационное микролинзирование помогло выявить систему из звезды, коричневого карлика и экзопланеты Гравитационное микролинзирование помогло выявить систему из звезды, коричневого карлика и экзопланеты

Микролинзирование помогло обнаружить пару из красного и коричневого карликов

N+1
Открыть в приложении